À compter du 23 juin 2020, la Section de la protection des réfugiés (SPR) autorisera l’échange (c’est-à-dire la réception et l’envoi) de documents par voie électronique au moyen du service Connexion postelᴹᴰ de Postes Canada.
Ce changement de pratique respecte les
Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR), qui permettent l’échange de documents par voie électronique lorsque la Section l’autorise.
Cet avis de pratique fournit des informations importantes concernant la soumission de documents électroniques par les parties à la SPR. Il met à jour et remplace l’avis du 4 juillet 2017 concernant la transmission de documents par l’intermédiaire de Connexion postelᴹᴰ. Veuillez examiner attentivement ces renseignements avant d’utiliser Connexion postelᴹᴰ.
Personnes autorisées à transmettre des documents par Connexion postelᴹᴰ
Le présent avis de pratique s’applique à toutes les parties à une instance de la SPR. Aux fins du présent avis, une partie comprend son conseil et tout représentant désigné.
Le recours au service Connexion postelᴹᴰ est volontaire. Toutes les parties peuvent toujours transmettre tous les documents à la SPR par l’une des méthodes décrites dans les
les Règles de la SPR.
Ce qui ne peut pas être fait dans Connexion postelᴹᴰ
Les demandes de renseignements généraux et autres demandes présentées dans le corps d’un message Connexion postelᴹᴰ ne seront pas acceptées. Tous les documents doivent être transmis sous forme de pièces jointes.
En ce qui concerne les demandes de renseignements relatives à la mise au rôle, les parties doivent continuer à communiquer avec le
bureau régional visé.
La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) n’autorise pas l’échange de documents entre les parties par Connexion postelᴹᴰ, à moins que les deux parties y aient consenti. Les parties devraient continuer à se transmettre des documents par l’une des méthodes décrites dans les
Règles de la SPR. Veuillez communiquer directement avec l’Agence des services frontaliers du Canada ou Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada pour obtenir leurs coordonnées et connaître les modes de livraison acceptés.
Documents qui peuvent être transmis à la Section de la protection des réfugiés par Connexion postelᴹᴰ
Tout document peut être transmis par voie électronique à la SPR par Connexion postelᴹᴰ, notamment :
- les formulaires de la SPR;
- les demandes;
- la communication des documents;
- les observations écrites.
Lorsqu’il est exigé dans les
Règles de la SPR que le document original soit fourni, la Section acceptera une copie transmise par Connexion postelᴹᴰ. Les parties doivent conserver l’original jusqu’au règlement de leur procédure et au moins jusqu’à 30 jours après l’expiration de tous les délais d’appel.
Documents que la Section de la protection des réfugiés peut transmettre par Connexion postelᴹᴰ
Une fois qu’une partie a achevé la procédure d’inscription au service Connexion postelᴹᴰ, la SPR considérera que son adresse inscrite dans Connexion postelᴹᴰ correspond à la définition de « coordonnées » prévue dans les
Règles de la SPR. La SPR peut utiliser Connexion postelᴹᴰ ou les autres coordonnées de la partie pour transmettre des documents. Le choix du mode de transmission est à la discrétion de la Section. Le service Connexion postelᴹᴰ ne servira qu’à l’envoi de documents classifiés Protégé B ou de niveau inférieur.
Si vous vous êtes déjà inscrit à Connexion postelᴹᴰ pour envoyer des documents au moyen de ce service, mais que vous ne souhaitez pas recevoir des documents de cette façon, vous pouvez modifier vos coordonnées en fournissant un avis par écrit à la SPR.
Instructions sur la transmission de documents par Connexion postelᴹᴰ
Processus d’inscription
Pour entamer le processus d’inscription au service Connexion postelᴹᴰ qui permet de transmettre des documents, vous devez d’abord remplir le
formulaire en ligne et le soumettre au bureau régional visé. Les conseils qui se sont déjà inscrits afin de transmettre des documents à la SPR par Connexion postelᴹᴰ n’ont pas besoin de se réinscrire. Ils peuvent utiliser leur conversation existante avec la SPR pour transmettre des documents.
Après avoir reçu votre formulaire en ligne dûment rempli, la CISR communiquera avec vous par l’intermédiaire d’une conversation sécurisée dans Connexion postelᴹᴰ, et vous pourrez alors transmettre des documents à la SPR. Si vous n’avez pas de compte Connexion postelᴹᴰ, vous serez invité à vous inscrire sur le site Web de Postes Canada.
N’attendez pas jusqu’à la date d’échéance de réception d’un document pour remplir le formulaire en ligne de la CISR. Les divers échéanciers établis dans les Règles de la SRR continuent de s’appliquer. Pour cette raison,
veuillez remplir le
formulaire en ligne de demande de connexion sécurisée au plus tard deux jours ouvrables avant la date à laquelle le document que vous souhaitez transmettre par voie électronique doit être reçu. Si vous ne pouvez le faire, veuillez transmettre votre document au moyen de l’une des méthodes décrites dans les
Règles de la SPR, et non par Connexion postelᴹᴰ.
Les parties peuvent modifier leurs coordonnées, notamment leur consentement à l’utilisation de Connexion postelᴹᴰ, à tout moment en fournissant un avis par écrit à la Section.
Transmission de documents au moyen de conversations sécurisées dans Connexion postelᴹᴰ
Vous pouvez soumettre des documents relatifs à des cas de la SPR situés dans la même région en utilisant la même conversation sécurisée. Lorsque vous transmettez un document à la CISR par Connexion postelᴹᴰ, vous n’avez pas à inscrire quelque chose dans la boîte de message.
Vous devez transmettre tous les documents sous forme de pièces jointes en format PDF. Veuillez consulter les
instructions sur la façon de transmettre des documents à la SPR par Connexion postelᴹᴰ pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les exigences relatives à la transmission des documents.
Instructions sur la réception de documents par Connexion postelᴹᴰ
Processus d’inscription
Si vous souhaitez pouvoir recevoir des documents de la Section par Connexion postelᴹᴰ, vous devez d’abord vous inscrire au service pour transmettre des documents à la CISR, en suivant la procédure décrite ci-dessus.
Vous pouvez ensuite présenter une demande par écrit à l’un ou l’autre des bureaux régionaux de la CISR pour signaler que vous désirez recevoir les documents de la CISR par Connexion postelᴹᴰ. Dans votre demande, vous devez inscrire votre nom complet et votre rôle dans la procédure (p. ex. conseil, demandeur d’asile ou appelant), et suivre les
instructions sur la façon de transmettre des documents à la SPR par Connexion postelᴹᴰ. Les parties qui comparaissent régulièrement devant la CISR ne doivent effectuer cette étape qu’une seule fois.
Après avoir reçu votre demande par écrit, la CISR vous communiquera les prochaines étapes à suivre pour achever le processus d’inscription qui vous permettra de recevoir des documents par Connexion postelᴹᴰ.
Une fois le processus d’inscription achevé, une conversation sécurisée peut être établie et vous pouvez recevoir des documents de la Section par Connexion postelᴹᴰ.
Les Règles de la Section de la protection des réfugiés continuent de s’appliquer
À moins d’indication contraire, les exigences prévues dans les
Règles de la SPR (Règles de la Section de la protection des réfugiés) continuent de s’appliquer à la transmission de documents au moyen de Connexion postelᴹᴰ.
À quel moment un document transmis par Connexion postelᴹᴰ est il reçu
Un document transmis par voie électronique à la SPR est considéré comme étant reçu à la date et à l’heure d’envoi enregistrées dans Connexion postelᴹᴰ.
Pour obtenir de l’aide
Si vous éprouvez des problèmes techniques en ce qui concerne l’utilisation de Connexion postelᴹᴰ, veuillez communiquer avec le service de soutien de Postes Canada au 1-877-376-1212.
Pour toute question concernant le présent avis, veuillez communiquer avec votre
bureau régional.