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1. Contexte
1.1 La Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) s'engage à fournir des représentants désignés (RD) contractuels professionnels, intègres et compétents. Les
RD sont nommés pour représenter les personnes en cause dans une procédure qui ont moins de 18 ans ou qui ne sont pas en mesure de comprendre la nature des procédures.
1.2 Dans le contexte du Cadre d'assurance de la qualité concernant les représentants désignés contractuels (cadre), qui vise à prévenir, à déceler et à corriger les problèmes liés à la conduite des
RD et à assurer la qualité de leurs services, la
CISR a adopté le
Code de conduite pour les représentants désignés (code).
1.3 Pour s'assurer que les
RD respectent le code, la
CISR a mis au point le processus de plainte à l'endroit des
RD ainsi que le processus d'évaluation interne de la conduite des représentants désignés et de la qualité de leurs services. En cas de non-conformité au code, le cadre prévoit des mesures de suivi pour aider les
RD.
2. Application
Le présent cadre concerne les
RD qui fournissent des services dans le cadre d'un contrat conclu avec la
CISR.
3. Portée
3.1 Les
RD sont liés par les modalités de leur contrat avec la
CISR.
3.2 Le code, mentionné dans le contrat, établit les normes de conduite et les autres obligations qui régissent les responsabilités des
RD à la
CISR. Ceux-ci doivent accomplir leur travail en respectant une norme qui garantit l'équité des procédures de la
CISR pour les personnes qu'ils représentent et l'intégrité de l'administration de la justice.
4. Administration
4.1 Le secrétaire général de la
CISR est responsable de l'administration du programme des
RD. Cette responsabilité comprend l'application du code et toute question relative à son interprétation.
4.2 Le chargé de projet de la
CISR mentionné dans le contrat des
RD gère au quotidien le programme des
RD.
5. Définitions
Une
enquête est le processus par lequel la
CISR s'enquiert au sujet d'une plainte concernant la conduite et la qualité des services d'un
RD déposée par :
- une personne (y compris un conseil);
- une partie à une procédure de la
CISR;
- un membre du personnel de la
CISR;
- une organisation;
- un membre du public.
Ce processus permet de déterminer si le
RD a respecté ou non le code.
Une
évaluation interne est le processus par lequel la
CISR vérifie si un
RD respecte le code,
à des fins de surveillance ou pour d'autres raisons. La
CISR peut procéder à une évaluation interne de la conduite d'un
RD et de la qualité de ses services sans qu'il y ait eu plainte.
6. Composantes du cadre d'assurance de la qualité
Les éléments suivants font partie du cadre :
- le code;
- le processus de plainte concernant la conduite et la qualité des services des
RD (y compris un processus d'enquête mené par la
CISR);
- le processus d'évaluation interne de la conduite et de la qualité des services des
RD;
- des mesures de suivi prises par la
CISR pour aider les
RD qui font l'objet d'une conclusion de non-conformité.
7. Processus de plainte concernant la conduite et la qualité des services des représentants désignés
7.1 Une plainte peut être déposée par :
- une personne (y compris un conseil);
- une partie à une procédure de la
CISR;
- un membre du personnel de la
CISR;
- une organisation;
- un membre du public.
Une personne qui estime qu'un
RD a enfreint les normes de conduite et les autres obligations qui régissent ses responsabilités, telles qu'elles ont été établies dans le code, peut déposer une plainte concernant la conduite et la qualité des services du
RD. Une plainte peut être déposée au moyen du
formulaire de plainte ou en transmettant une lettre ou un courriel à la
CISR.
7.2 La
CISR reçoit et traite les plaintes concernant les
RD conformément aux principes généraux d'équité, d'impartialité et de bonne foi. Les plaintes sont traitées aussi rapidement que le permet la rigueur.
7.3 Si le
RD faisant l'objet d'une plainte est partie à une affaire ou a des affectations en cours dans des sections, la
CISR déterminera, sans délai, l'incidence de la plainte sur cette affaire et ces affectations. En agissant immédiatement, la
CISR s'assure que les intérêts de la personne en cause et l'équité de la procédure sont protégés.
7.4 La
CISR n'accepte pas les plaintes anonymes. Si l'auteur d'une plainte ne s'identifie pas, la plainte peut être close. Pour les plaintes admissibles dont l'auteur est identifié, seul un résumé des allégations contenues dans la plainte sera transmis au
RD.
7.5 Le
RD faisant l'objet de la plainte aura l'occasion d'y répondre dans le cadre de la procédure d'enquête interne avant que la
CISR tire ses conclusions finales.
7.6 La personne ayant déposé la plainte et le
RD visé par la plainte seront tenus informés par la
CISR tout au long du processus d'enquête interne concernant la plainte, comme il convient.
7.7 Les enquêtes relatives aux plaintes concernant les
RD se déroulent généralement de la façon suivante. La
CISR :
- reçoit et analyse la plainte;
- avise le
RD faisant l'objet de la plainte et lui transmet un résumé des allégations qu'elle contient;
- évalue l'incidence de la plainte sur la personne en cause et l'affaire si le
RD est partie à une affaire ou a des affections en cours dans les sections de la
CISR. La
CISR peut en venir à suspendre le contrat du
RD et les désignations en cours jusqu'à ce que l'enquête soit terminée;
- enquête sur la plainte. Il se peut que la
CISR réalise des entrevues séparées avec l'auteur de la plainte et le
RD afin de permettre à chacun de réviser et de préciser ses réponses;
- formule ses constatations concernant le respect du code par le
RD;
- en cas de constatation de non-conformité, la
CISR en informe le
RD visé par la plainte pour obtenir ses commentaires avant de procéder aux conclusions finales;
- communique ses conclusions finales concernant le respect du code par le
RD, y compris les mesures de suivi qu'elle prendra au besoin.
8. Processus d'évaluation interne de la conduite des représentants désignés et de la qualité de leurs services
8.1 La
CISR peut procéder à tout moment à une évaluation interne de la conduite d'un représentant désigné et de la qualité de ses services. Ce processus lui permet de s'assurer que les
RD respectent le code, par exemple :
- pour surveiller la conduite et la qualité des services d'un
RD ayant déjà fait l'objet d'une plainte ainsi que les mesures de suivi prises par la
CISR à l'égard du
RD;
- sur l'avis d'un commissaire de la
CISR;
- à l'initiative du secrétaire général (par exemple, au besoin avant le renouvellement du contrat d'un
RD ou dans le cadre d'évaluations réalisées au hasard).
8.2 La
CISR réalise les évaluations des
RD dans le respect des principes généraux d'équité, d'impartialité et de bonne foi.
8.3 Le
RD faisant l'objet d'une évaluation aura l'occasion de répondre aux premières constatations de non-conformité au code avant que la
CISR ne tire ses conclusions finales.
8.4 Les évaluations des
RD se déroulent généralement de la façon qui suit. La
CISR :
- communique avec le
RD sélectionné pour l'informer que sa conduite et la qualité de ses services seront évaluées;
- évalue la conduite et la qualité des services du
RD (par exemple, en réalisant des entrevues avec le président de l'audience d'une affaire à laquelle est partie le
RD ou en assistant à des audiences auxquelles participe le
RD);
- formule ses constatations concernant le respect du code par le
RD;
- en cas de constatation de non-conformité, la
CISR en informe le
RD visé pour obtenir ses commentaires avant de procéder aux conclusions finales;
- communique ses conclusions finales concernant le respect du code par le
RD, y compris les mesures de suivi qu'elle prendra.
9. Non-conformité au Code de conduite pour les représentants désignés
9.1 Si, à la suite de l'enquête sur une plainte ou d'une évaluation interne concernant la conduite d'un
RD et la qualité de ses services, la
CISR conclut que le
RD n'a pas respecté ou ne respecte pas le code, elle prendra tout d'abord des mesures de suivi pour aider le
RD à s'améliorer ou à régler les problèmes liés à sa conduite et à la qualité de ses services.
9.2 Cependant, en fonction de la nature et de la gravité de la non-conformité, la
CISR peut suspendre le
RD (c'est-à-dire suspendre ou arrêter le travail du
RD) ou mettre fin à son contrat. Ainsi, il se pourrait que les sections de la
CISR concernées mettent fin à la désignation du
RD dans les affaires auxquelles il est partie et affectent un nouveau RD ou procèdent à une nouvelle audience des affaires sur le fond.