Guide du représentant désigné

​Le présent guide est un outil à l’intention des représentants désignés (RD) qui offrent des services aux personnes visées par des procédures de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) ou qui envisagent de le faire. Il fournit de l’information de base sur la CISR et sur le rôle et les responsabilités du RD à la CISR.

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1. Présentation de la CISR et de ses processus administratifs

En tant que RD qui offre des services aux personnes en cause dans des procédures à la CISR, il est important de comprendre le contexte du travail. L’expression « personne en cause » englobe « personne », « demandeur » et « appelant ».

1.1 CISR

La CISR est le plus important tribunal administratif indépendant au Canada. Elle est régie par la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) et le Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés. Ses décideurs, appelés commissaires, sont chargés de rendre, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, des décisions éclairées sur des questions touchant l'immigration et le statut de réfugié. De plus, la CISR s'appuie sur les règles de pratique de chacune de ses sections (Règles de la Section de l'immigration, Règles de la Section d'appel de l'immigration, Règles de la Section de la protection des réfugiés, Règles de la Section d'appel des réfugiés,) ainsi que sur ses propres instruments de politique et procédures administratives pour promouvoir l'efficience et l'équité dans ses procédures et autres processus.

a) Sections de la CISR

La CISR est composée de quatre sections. Chaque section a son propre processus, qui se déroule sur différentes périodes.

La Section de l'immigration (SI) effectue des enquêtes dans le cas d'étrangers ou de résidents permanents soupçonnés d'être interdits de territoire au Canada au titre de la LIPR. La SI mène aussi des contrôles des motifs de détention pour les étrangers ou les résidents permanents qui sont détenus sous le régime de la LIPR pour des motifs liés à l'immigration. Les contrôles des motifs de détention sont tenus :

  • dans les 48 heures qui suivent le début de la détention ou dans les meilleurs délais par la suite;
  • dans les 7 jours qui suivent le premier contrôle;
  • par la suite, au moins tous les 30 jours jusqu'à ce que la personne en cause soit mise en liberté ou renvoyée du Canada.

Les enquêtes durent habituellement une demi-journée ou une journée complète, mais elles peuvent s'étendre sur plusieurs jours. Les contrôles des motifs de détention durent habituellement une heure ou deux, mais ils peuvent également durer une demi‑journée, une journée complète ou plusieurs jours.

La Section d'appel de l'immigration (SAI) instruit des appels sur des questions liées à l'immigration. Elle instruit plusieurs types d'appels :

  • appels interjetés contre le refus, par des responsables d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), de demandes de parrainage présentées au titre de la catégorie du regroupement familial;
  • appels interjetés contre des mesures de renvoi prises à l'égard de résidents permanents, de personnes protégées et de titulaires d'un visa de résident permanent;
  • appels interjetés par des résidents permanents contre la décision d'un responsable d'IRCC à l'étranger selon laquelle ils ne se sont pas conformés à l'obligation de résidence;
  • appels interjetés par le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile contre des décisions par lesquelles la SI a établi qu'une personne n'est pas interdite de territoire au Canada.

Les audiences de la SAI durent habituellement d'une demi-journée à une journée complète, mais elles peuvent également s'étendre sur plusieurs jours.

La Section de la protection des réfugiés (SPR) instruit et tranche les demandes d'asile présentées au Canada. Une personne peut présenter une demande d'asile en s'adressant à un agent de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) à n'importe quel point d'entrée à son arrivée au Canada, ou à un agent d'IRCC ou de l'ASFC, dans un bureau intérieur. L'agent décide si la demande d'asile est recevable pour être déférée à la CISR. Si la demande d'asile est recevable, elle est déférée à la SPR afin que le processus de demande d'asile soit entamé. Les audiences durent habituellement une demi-journée et se tiennent à huis clos. La SPR instruit également les demandes de perte et d'annulation de l'asile, lorsque le ministre demande à la SPR de retirer le statut de réfugié à une personne en cause. Il est moins courant qu'un RD soit nommé pour une telle procédure, mais cela demeure possible.

La Section d'appel des réfugiés (SAR) statue sur les appels interjetés contre des décisions par lesquelles la SPR a accueilli ou rejeté des demandes d'asile. La SAR peut décider de confirmer ou de modifier la décision de la SPR. Elle peut également décider de renvoyer l'affaire à la SPR pour qu'elle l'instruise à nouveau, en lui donnant des instructions qu'elle juge appropriées. Dans la plupart des cas, la SAR ne tient pas d'audience; elle rend habituellement ses décisions en s'appuyant sur les renseignements contenus dans le dossier d'appel ainsi que sur les renseignements que la SPR a pris en compte. Si une audience est tenue, elle dure habituellement une demi‑journée ou moins et se déroule à huis clos.

b) Lieu des procédures

La CISR tient des procédures partout au Canada. Les procédures se déroulent en personne, par vidéoconférence, de façon virtuelle au moyen de Microsoft Teams, par téléphone ou par instruction sur dossier (sans audience). La CISR a des employés travaillant à son siège à Ottawa et dans les bureaux régionaux à Vancouver, à Calgary, à Toronto et à Montréal. Des audiences sont tenues dans tous ces bureaux, ainsi qu'à d'autres endroits au pays, ainsi qu'il est indiqué ci-dessous (les listes des bureaux itinérants ne sont pas exhaustives) :

  • Le bureau régional de l'Ouest comprend la Colombie-Britannique, l'Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba, le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest. Le bureau régional est situé à Vancouver, un deuxième bureau se trouve à Calgary, et il y a des bureaux itinérants tenant des audiences à Edmonton, à Winnipeg, à Regina et à Saskatoon.
  • Le bureau régional du Centre comprend l'Ontario, sauf Ottawa et Kingston. Le bureau régional est situé au centre-ville de Toronto, et la Section de l'immigration est située à Etobicoke. Il y a des tribunaux itinérants et des établissements de détention à Scarborough, Milton, Hamilton, Windsor, London et Sudbury.
  • Le bureau régional de l'Est comprend le Québec, l'Est de l'Ontario (c.-à-d. Ottawa et Kingston), le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle‑Écosse, l'Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador, ainsi que le Nunavut. Le bureau régional est situé à Montréal, et il y a un bureau satellite à Ottawa. Il y a également des tribunaux itinérants à Halifax, à Fredericton, à Charlottetown et à St. John's.

Les bureaux régionaux peuvent aussi tenir des audiences à certains points d'entrée, dans des établissements correctionnels provinciaux, des prisons, des établissements de santé et d'autres endroits, comme les Centres de surveillance de l'immigration (CSI) de l'ASFC à Etobicoke (Ontario), à Laval (Québec) et à Surrey (Colombie-Britannique). Les participants aux audiences et les RD peuvent être tenus de se rendre dans ces endroits.

c) Autres organisations du portefeuille de l’immigration et des réfugiés

IRCC assume la responsabilité générale quant à la politique relative aux immigrants et aux réfugiés. En outre, il a la responsabilité de veiller à la réinstallation des réfugiés se trouvant à l'extérieur du Canada. IRCC est aussi responsable de la sélection des immigrants, de la délivrance des visas de résident temporaire et de l'octroi de la citoyenneté.

L'ASFC est responsable de l'exécution des fonctions d'application de la loi liées aux affaires d'immigration et de protection des réfugiés. Ces fonctions comprennent la détention, les renvois, les enquêtes, le renseignement et les fonctions de contrôle de l'immigration au Canada et à l'étranger. L'ASFC transmet des demandes d'enquête et de contrôle des motifs de détention à la CISR. L'ASFC fait partie du portefeuille de la Sécurité publique.

Tant IRCC que l'ASFC déterminent la recevabilité de toutes les demandes d'asile présentées au Canada et défèrent les demandes d'asile recevables à la CISR pour qu'elle rende une décision.

La CISR rend compte de ses activités au législateur par l'intermédiaire du ministre d'IRCC, mais elle est indépendante d'IRCC et du ministre.

1.2 Processus du tribunal à la CISR

Bien que chacune des sections ait son propre mandat, elles suivent toutes un processus de tribunal administratif semblable à ce qui se produit dans une cour de justice, mais moins officiel. Dans toutes les affaires, les commissaires de la CISR sont tenus de rendre des décisions éclairées, efficientes et équitables, et libres de toute influence indue.

Dans le cadre du processus du tribunal :

  • personnes en cause
    • une personne qui a moins de 18 ans ou qui est incapable de comprendre la nature de la procédure sera représentée par quelqu'un nommé à cette fin (un RD).
    • la personne qui comparaît devant la CISR a le droit d'être représentée, à ses frais, par un conseil – un avocat, un notaire, un parajuriste membre du Barreau, un consultant en immigration agréé, un conseiller de confiance ou un membre de sa famille. Seuls les conseils réglementés comme les avocats, les notaires, les parajuristes membres du Barreau et les consultants en immigration agréés peuvent être rémunérés ou recevoir une autre rétribution pour fournir des conseils aux personnes comparaissant devant la CISR ou pour les représenter.
    • la personne a le droit d'être entendue et de présenter des éléments de preuve, de faire comparaître des témoins et de présenter des arguments à un décideur impartial (commissaire).
  • décideurs (commissaires)
    • les personnes qui instruisent les affaires et rendent les décisions sont appelées « commissaires », et la plupart des cas sont instruits par un seul commissaire.
    • les commissaires doivent exposer les motifs de leurs décisions finales. Le commissaire peut prononcer ses motifs de vive voix à la fin de l'audience ou rédiger les motifs de la décision ultérieurement, après l'audience.
    • toutes les décisions sont fondées sur l'évaluation de la preuve dont dispose le commissaire et sur l'application des dispositions législatives et de la jurisprudence pertinentes.
  • procédures
    • les audiences ont lieu en personne, par vidéoconférence, de façon virtuelle au moyen de Microsoft Teams, par téléphone ou par d'autres moyens qui permettent d'assurer une audience équitable.
    • certaines audiences de la SAI constituent des instructions sur dossier. (Cela signifie que le rôle du RD dans ces appels est axé sur la réponse écrite aux questions soulevées dans l'appel, à moins que le commissaire juge que la tenue d'une audience soit nécessaire.)
    • la plupart des procédures d'appel en matière de demande d'asile constituent des instructions sur dossier. (Cela signifie que le rôle du RD est axé sur l'étape préparatoire du dossier d'appel, à moins que le commissaire juge que la tenue d'une audience soit nécessaire.)
    • les procédures se déroulent en français ou en anglais, et, au besoin, les services d'un interprète sont fournis par la CISR.
    • sauf s'il s'agit d'une personne en cause dont la demande d'asile, l'appel en matière de demande d'asile ou l'examen des risques avant renvoi (ERAR) est en instance, les audiences de la SI sont habituellement publiques. À la SAI, les audiences concernant un demandeur d''asile, un appelant en matière de demande d'asile ou une personne qui fait l'objet d'un ERAR sont par défaut publiques. Cela signifie que les médias et le public peuvent les observer ou obtenir des renseignements sur l'affaire, à moins que la SI ou la SAI n'émette une ordonnance de confidentialité.
    • à la SPR et la SAR, les audiences relatives aux demandes d'asile ou aux appels de décisions relatives à des demandes d'asile sont habituellement tenues à huis clos.
  • pratique et procédure
    • chaque section a des règles de pratique concernant, par exemple, les délais, la preuve, les documents et les autres responsabilités du conseil ou des personnes qui comparaissent devant la CISR.
    • tous les témoignages sont faits sous serment (en prêtant serment sur un livre sacré) ou par affirmation solennelle (en jurant de dire la vérité).
    • le cadre et les procédures d'audience sont moins formels que dans le cas d'une cour, et la preuve n'est pas limitée par des règles juridiques ou techniques, comme c'est le cas devant une cour.

2. CISR et RD

Suivant le paragraphe 167(2) de la LIPR, les commissaires des sections nomment des RD pour représenter les personnes en cause qui ont moins de 18 ans ou qui, selon le commissaire, ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure.

2.1 Désignation des RD au cours du processus

La nomination d’un RD par une section a lieu le plus tôt possible dans le processus, afin que les intérêts du mineur ou de la personne qui n’est pas en mesure de comprendre la nature de la procédure soient protégés dès le début de la procédure.

2.2 Personnes pouvant agir à titre de RD

Le RD est habituellement le parent, un membre de la famille, un tuteur légal ou un ami de la personne en cause. Il peut aussi être une personne désignée par la CISR, par exemple, un employé d’un organisme de protection de l’enfance ou un cabinet d’avocats, dont les services font l’objet d’une entente contractuelle avec la CISR (RD contractuel).

2.3 Exigences pour être un RD

Pour être désigné comme représentant, il faut :

  • avoir 18 ans ou plus;
  • comprendre la nature de la procédure;
  • être disposé et apte à agir dans l'intérêt supérieur de la personne en cause;
  • ne pas avoir d'intérêts qui entrent en conflit avec ceux de la personne en cause.

En outre, les RD contractuels doivent :

  • posséder une cote de fiabilité valide, délivrée ou approuvée par la CISR OU, à titre de document équivalent, une attestation de vérification de casier judiciaire valide ou une « demande de vérification » qui comprend des vérifications de casiers judiciaires, la vérification de l'aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables et toute autre vérification semblable, faite au cours des 10 dernières années;
  • se soumettre à une évaluation de la sécurité des technologies de l'information et de la sécurité matérielle s'il y a une exigence de traiter ou de stocker des renseignements protégés;
  • dans l'idéal, habiter à proximité de l'endroit où se déroule la procédure. La CISR rembourse les frais de déplacement préautorisés calculés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, mais elle ne paie pas de façon générale le coût du déplacement par avion jusqu'à l'endroit où la procédure se déroule.

2.4 Rémunération des RD

La CISR verse une rémunération aux RD contractuels, mais pas aux parents, aux membres de la famille, aux tuteurs légaux ou aux amis qui agissent à titre de RD, conformément à la Grille de rémunération pour les représentants désignés.

2.5 Statut des RD contractuels

Les RD contractuels ne sont pas des employés de la CISR. Ils fournissent des services conformément aux modalités de leur contrat avec la CISR. Ce sont des entrepreneurs indépendants qui sont nommés par le commissaire affecté à un dossier pour agir à titre de RD pour la personne en cause dans une affaire devant une section particulière lorsque le commissaire est convaincu qu'ils répondent à toutes les conditions. Les contrats avec la CISR ne comportent pas de clause garantissant un nombre fixe ou minimal de fois qu'un entrepreneur peut être appelé à fournir des services de RD. Le nombre d'affaires portées devant la CISR varie chaque année tout comme le nombre de RD nécessaires.

2.6 Rôle des RD

En général, le principal rôle du RD, que ses services soient retenus dans le cadre d'un contrat avec la CISR ou qu'il s'agisse d'un membre de la famille, d'un ami, d'un tuteur légal ou d'une autre personne, est de protéger et de faire avancer les intérêts de la personne en cause qu'il représente. (Voir 3.0 Responsabilités des RD, ci-dessous, pour plus de détails.)

2.7 Différence entre un RD, un tuteur légal et un conseil

RD

Conformément au paragraphe 167(2) de la LIPR, le commissaire doit nommer un RD, et ce, même lorsque le mineur ou la personne qui est incapable de comprendre la nature de la procédure a un conseil.

À titre de RD, vous devez décider s'il faut retenir les services d'un conseil et, le cas échéant, donner des instructions au conseil ou aider la personne en cause à le faire.

Si vous êtes avocat et que vous êtes nommé RD, vous pouvez utiliser votre formation juridique pour donner des instructions au conseil. S'il n'y a pas de conseil inscrit au dossier dans l'affaire, vous pouvez, en tant que RD, recourir à vos compétences juridiques pour aider la personne en cause, mais vous ne serez pas le conseil inscrit au dossier. (Voir 2.2 Personnes pouvant agir à titre de RD)

Immédiatement après que vous aurez accepté le contrat en tant que RD ou après votre nomination comme RD, le Greffe vous fournira les coordonnées du conseil inscrit au dossier, s'il y a lieu.

Tuteur légal

Les tuteurs légaux d'un mineur sont ses parents, à moins qu'un autre tuteur légal ait été nommé par un juge d'une cour provinciale pour s'occuper d'un mineur ou prendre en charge les affaires du mineur en raison de l'incapacité du parent à le faire. Un juge peut également nommer un tuteur légal pour un adulte incompétent.

Un commissaire peut désigner le tuteur légal comme RD dans une affaire. (Voir 2.2 Personnes pouvant agir à titre de RD)

Conseil

Suivant le paragraphe 167(1) de la LIPR, la personne en cause qui comparaît devant la CISR peut, à ses frais, se faire représenter par un conseiller juridique ou un autre conseil. Le conseil peut être n'importe quelle personne, y compris un ami de confiance ou un membre de la communauté. Toutefois, si des frais sont exigés pour le service, le conseil doit être un avocat, un parajuriste membre du barreau ou un consultant en immigration agréé qui est membre en règle de son organisme de réglementation. Au Québec, un notaire qui est membre en règle de son association professionnelle peut également représenter une personne devant la CISR.

Dès que le conseil d'une personne en cause qui comparaît devant la CISR fournit ses coordonnées à la CISR ou convient d'une date pour une procédure, ou dès qu'une personne devient conseil après qu'une date de procédure a été fixée, le conseil devient le conseil inscrit au dossier. À la SAR, dès que le conseil de la personne en cause présente au nom de celle-ci un avis d'appel ou un avis d'intention de répondre à un appel du ministre, selon le cas, ou dès qu'une personne devient conseil après avoir présenté un avis, le conseil devient le conseil inscrit au dossier de la personne en cause.

2.8 Relation entre le RD et le conseil

L'une des fonctions les plus importantes d'un RD consiste à retenir les services d'un conseil dans la mesure du possible, si ce n'est déjà fait, et à collaborer avec le conseil.

Tant le conseil de la personne en cause que le RD ont l'obligation d'agir dans l'intérêt supérieur de la personne en cause. C'est pourquoi les rapports entre le RD et le conseil devraient être des rapports de collaboration.

C'est habituellement la personne en cause, en consultation avec son conseil, qui décide des questions de stratégie de présentation des arguments, par exemple la preuve à présenter. Quand un RD a été nommé, ce dernier prend en charge cette fonction, en entier ou en partie, en fonction de la capacité de participation de la personne en cause, et le RD a l'obligation de consulter la personne en cause dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Le RD remplit donc un rôle important pour ce qui est de prendre des décisions sur ces questions et de donner des instructions au conseil, ou d'aider la personne en cause à donner ses instructions au conseil.

Le RD devrait généralement suivre les avis du conseil sur les questions juridiques, notamment les décisions juridiques stratégiques comme l'opportunité de présenter des éléments de preuve ou de convoquer des témoins, étant donné que les services du conseil ont été retenus en raison de son expertise en droit et en procédure. Cela ne signifie pas pour autant que le RD, en consultation avec la personne en cause, ne peut pas exprimer ses doutes ou son désaccord relativement aux avis du conseil.

En cas de désaccord, le RD, en consultation avec la personne en cause, donne ses instructions finales au conseil. Si le conseil ou le RD estime que la relation de confiance est rompue en raison d'une divergence d'opinions irréconciliable, le conseil devrait se retirer du dossier, ou le RD devrait retirer le conseil inscrit au dossier et retenir les services d'un autre conseil, le tout en consultation avec la personne en cause dans la mesure du possible. Tout retrait du conseil inscrit au dossier doit s'effectuer en conformité des règles pertinentes de la CISR et des obligations professionnelles du conseil.

Une telle situation devrait être exceptionnellement rare, car l'on s'attend à ce que le conseil et le RD, agissant tous deux dans l'intérêt supérieur de la personne en cause, collaborent dans un esprit constructif à régler tout différend et veillent à présenter les meilleurs arguments possibles au nom de la personne en cause.

2.9 Sélection des RD

Le Greffe de chaque bureau régional fait tous les efforts possibles pour assurer une répartition équitable du travail entre les RD contractuels.

Si le commissaire décide que la personne en cause a besoin d'un RD et qu'il n'y a aucun membre de la famille ou tuteur légal pour le représenter, ou qu'il ne convient pas aux membres de la famille d'agir comme RD, le commissaire évaluera les besoins de la personne et les communiquera au Greffe. Au moment d'évaluer les besoins de la personne en cause, le commissaire peut tenir compte des antécédents linguistiques et culturels, de l'âge, du sexe et d'autres critères selon la nature de la procédure et de la personne (par exemple, orientation sexuelle, identité de genre et expression de genre, maladie mentale, victime de violence familiale). En règle générale, le Greffe consultera la liste des RD pour la section pour savoir qui est la prochaine personne qui pourrait agir comme RD tout en tenant compte des critères spécifiques établis par le commissaire. Le commissaire décidera s'il y a lieu de nommer le RD. Si le commissaire estime que le RD ne convient pas, il demandera au Greffe de fournir le nom d'une autre personne selon les critères déjà établis. Ainsi, les RD sont nommés en fonction des besoins des personnes en cause, et de manière à assurer l'efficience, la transparence et l'équité de leur nomination.

2.10 Maintien de la désignation tout au long du processus d’immigration et d’octroi de l’asile

La désignation d'un représentant s'applique à toutes les procédures ultérieures de la même section de la CISR, sauf si le commissaire en décide autrement ou, dans le cas d'une désignation pour un mineur, lorsque celui-ci atteint l'âge de 18 ans. Suivant les Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR, le commissaire peut permettre au RD de continuer à travailler en qualité de « personne de confiance » et de participer à l'audience une fois que la personne en cause a atteint l'âge de 18 ans. Par ailleurs, le commissaire peut également révoquer la désignation du représentant s'il est d'avis qu'il n'est plus requis ou ne convient plus. Dans un tel cas, le commissaire peut désigner un nouveau représentant, s'il y a lieu.

La désignation faite par la SPR d'un représentant pour la personne en cause dans les procédures de la SPR est réputée valoir pour la procédure de la SAR, à moins d'une décision contraire de la SAR. Dans le même ordre d'idées, la CISR encourage la pratique de désigner la même personne comme RD pour la personne en cause dans toutes les sections dans la mesure du possible pour assurer la continuité dans leur dossier en matière d'immigration à la CISR. Lorsque le même RD n'est pas désigné pour représenter la personne en cause dans les autres sections, ce RD devrait communiquer avec l'autre RD pour assurer le partage de renseignements pertinents pour les deux procédures, dans la mesure du possible et avec l'autorisation de la personne en cause.

La CISR n'a pas compétence pour nommer un RD pour les processus d'immigration à IRCC ou à l'ASFC.

3. Responsabilités des RD

Les responsabilités d'un RD sont notamment les suivantes :

  • rencontrer la personne en cause et l'aider à préparer son dossier;
  • décider s'il y a lieu de retenir les services d'un conseil et, le cas échéant, lui donner des instructions, ou aider la personne en cause à donner des instructions à son conseil;
  • prendre des décisions concernant les procédures de la CISR, ou aider la personne en cause à prendre ces décisions;
  • tenir la personne en cause informée de son cas, notamment en ce qui concerne les exigences, les délais et les options s'offrant à elle;
  • aider à recueillir des éléments de preuve pour appuyer et faire avancer le cas de la personne en cause, et, au besoin, témoigner à l'audience;
  • protéger les intérêts de la personne en cause et présenter les meilleurs arguments possibles à la section;
  • informer et consulter, dans la mesure du possible, la personne en cause lorsqu'il y a des décisions à prendre relativement à l'affaire;
  • être présent à toutes les procédures (c.-à-d. les conférences préparatoires, les audiences interlocutoires ainsi que les audiences sur le fond);
  • signer au nom de la personne en cause des documents que signerait normalement cette personne, si elle est incapable ou ne devrait pas signer en raison d'une compréhension insuffisante. Dans certains cas, il pourrait être souhaitable que le RD signe ces documents avec la personne en cause si cette dernière possède une certaine capacité à cet égard;
  • en consultation avec le conseil, le cas échéant, expliquer les résultats de la procédure et l'incidence de la décision sur la personne en cause;
  • le cas échéant, interjeter appel à la SAR ou à la SAI et préparer l'appel, en consultation avec le conseil s'il y a lieu.

Les listes de vérification (annexes B, C, D et E) décrivent les responsabilités des RD dans chaque section avant, pendant et après la procédure.

3.1 Degré de compréhension des personnes en cause dans une procédure

Le rôle du RD peut varier, selon le degré de compréhension de la personne mineure ou de la personne qui n'est pas en mesure de comprendre la nature de la procédure. L'aptitude du mineur à participer aux décisions dépend du type de décision à prendre, de son âge et de son degré de maturité. Les personnes qui ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure peuvent aussi avoir une certaine capacité à participer aux décisions, selon le type de décision à prendre et selon la nature et la gravité de leur déficience.

3.2 Mineurs

Les Directives numéro 3 du président : Les enfants qui revendiquent le statut de réfugié : questions relatives à la preuve et à la procédure traitent de procédures particulières relativement à la désignation d'un représentant et de la question procédurale plus générale des étapes à suivre dans le traitement des demandes d'asile présentées par des mineurs non accompagnés. La SI, la SAI et la SAR tiendront également compte des procédures concernant la nomination d'un RD pour un mineur énoncées dans les Directives numéro 3, et les appliqueront en effectuant les changements nécessaires.

Les Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR prévoient des mesures d'adaptation d'ordre procédural pour les personnes que la CISR désigne comme étant vulnérables. Les mineurs sont aussi visés par les Directives numéro 8.

À cet égard, l'environnement dans lequel un mineur témoigne devrait être informel. Il conviendrait d'opter pour une salle d'entrevue plutôt qu'une salle d'audience. Il peut aussi être souhaitable que, en plus du RD, un adulte en qui le mineur a confiance soit présent lorsque celui-ci présente des renseignements sur son affaire à la CISR. Cette personne peut être ou non le RD.

3.3 Personnes incapables de comprendre la nature de la procédure

Les personnes qui, de l'avis du commissaire, ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure peuvent aussi appartenir à la catégorie des personnes vulnérables au sens des Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR et peuvent faire l'objet de mesures d'adaptation d'ordre procédural.

Pour qu'une personne soit désignée comme une personne vulnérable, une demande à cet égard doit être présentée conformément aux règles de la section. Les éléments de preuve d'experts, comme les rapports médicaux, psychiatriques et psychologiques ou d'autres rapports d'experts concernant la personne vulnérable, peuvent être d'une grande utilité à la CISR pour l'application des Directives s'ils portent sur la difficulté particulière de la personne à composer avec le processus d'audience, notamment sa capacité de témoigner avec cohérence (voir la section 8 – Preuve d'expert des Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR). Si la personne en cause n'a pas les ressources pour obtenir une telle preuve d'expert, le RD peut fournir à la CISR une explication concernant la raison pour laquelle il croit que la personne en cause devrait être désignée comme une personne vulnérable. En outre, le commissaire peut trancher cette question de sa propre initiative, sans qu'une partie ait à présenter une telle demande à la section et après avoir avisé les parties et leur avoir donné la possibilité de s'y opposer.

3.4 Procédures devant les sections de la CISR

Les audiences de la SPR sont généralement de nature non contradictoire, car la SPR a un mandat inquisitoire qui exige que le commissaire joue un rôle actif en posant des questions sur tout ce qu'il juge pertinent en vue d'établir si une demande d'asile est fondée. Une audience peut cependant devenir contradictoire si le ministre intervient en personne. Contradictoire signifie simplement qu'il y a deux parties adverses.

De même, les audiences de la SAR sont généralement de nature non contradictoire lorsque seule la personne en cause y participe. Un commissaire de la SAR peut décider de tenir une audience pour poser des questions à la personne en cause de manière inquisitoire. Toutefois, une intervention du ministre rendrait la nature de l'audience contradictoire.

Les audiences devant la SI et la SAI sont de nature contradictoire, puisqu'elles mettent en présence des parties adverses, où l'une présente des arguments contre ceux de l'autre partie.

L'annexe A donne un aperçu du déroulement habituel des procédures à une audience de la CISR.

3.5 Autres responsabilités des RD

Bien qu'il existe des règles de pratique communes à toutes les sections, les processus peuvent être différents d'une section à l'autre. Par conséquent, le rôle du RD peut varier selon la section devant laquelle la procédure a lieu. Les listes de vérification B, C, D et E décrivent les responsabilités du RD dans chaque section avant, pendant et après la procédure.

a) Respecter le Code de conduite pour les représentants désignés

La CISR s'attend à ce que les RD respectent le Code de conduite pour les représentants désignés, qui fait partie intégrante du contrat des RD avec la CISR, le cas échéant.

b) Être bien préparé

La CISR s'attend à ce que les RD :

  • connaissent le dossier de l'affaire;
  • remplissent les listes de vérification (annexes B, C, D et E);
  • comprennent la nature de la procédure;
  • soient disposés et aptes à agir dans l'intérêt supérieur de la personne en cause;
  • n'aient pas d'intérêts qui entrent en conflit avec ceux de la personne en cause;
  • soient présents à l'audience et soient préparés.

Les personnes qui comparaissent devant la CISR peuvent avoir vécu des traumatismes ou souffrir de problèmes de santé mentale (voir les Directives numéro 4 du président : Revendicatrices du statut de réfugié craignant d'être persécutées en raison de leur sexe, les Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR et les Directives numéro 9 du président : Procédures devant la CISR portant sur l'orientation sexuelle, l'identité de genre et l'expression de genre). Les RD doivent savoir que des questions délicates ou chargées d'émotions peuvent être soulevées pendant la préparation de l'audience ou pendant l'audience elle-même et y être préparés.

c) Adopter une approche professionnelle et respectueuse

Chaque commissaire qui préside une audience de la SI, de la SAI, de la SPR ou de la SAR peut, dans une certaine mesure, avoir son propre style et sa façon de procéder. Toute préoccupation relative au déroulement de l’audience doit toujours être portée à l’attention du président.

Un RD ne doit pas se retirer d’une procédure sans en aviser la section ou fournir une explication. Les conséquences d’un retrait en milieu d’audience peuvent causer un grave préjudice à la personne en cause; un tel retrait doit donc être évité dans la mesure du possible. Il importe donc de porter à l’attention du commissaire toute question (y compris des conflits d’intérêts) qui pourrait empêcher un RD d’adopter une approche professionnelle et respectueuse.

d) Avoir une tenue vestimentaire professionnelle

Les audiences en personne sont souvent tenues dans une salle d’audience formelle. Les participants sont tenus d’avoir une tenue vestimentaire professionnelle.

e) Fournir des coordonnées à jour

Les RD doivent toujours informer le Greffe de tout changement d’adresse, d’adresse de courriel ou de numéro de téléphone concernant la personne en cause ou eux-mêmes.

4. Attentes des RD de la part de la CISR

Les RD peuvent s'attendre à ce que les commissaires et le personnel du Greffe de la CISR, selon le cas :

  • les traitent avec respect;
  • leur offrent un environnement impartial, sans préjugé ni préjudice et qui leur permet d'avoir un rendement optimal;
  • leur fournissent l'information nécessaire pour se préparer à la procédure de la CISR, y compris une copie conforme de toute la correspondance liée à l'affaire;
  • permettent des pauses‑santé durant la procédure;
  • les tiennent au fait de leur désignation. Par exemple, dans l'éventualité où le commissaire déciderait qu'une désignation doive prendre fin, étant d'avis que le RD n'est pas la personne appropriée pour la personne en cause ou pour l'audience, le RD recevra un avis écrit expliquant les raisons de cette décision (à noter que c'est le Greffe, et non les commissaires, qui traite de la résiliation de contrats attribuable à des questions de rendement);
  • ne leur demandent pas d'accomplir d'autres tâches que celles associées à un RD;
  • veillent à ce que les RD contractuels soient rémunérés et à ce que leurs dépenses soient remboursées en temps opportun.

Si un RD estime que le comportement du président de l'audience contrevient au Code de déontologie des commissaires de la CISR, il peut déposer une plainte. Voir la Procédure pour déposer une plainte à l'endroit d'un commissaire de la CISR pour obtenir tous les détails au sujet du processus de plainte.

5. Participants aux procédures de la CISR

Voici une brève description des rôles des divers participants aux procédures de la CISR (par ordre alphabétique).

Agent d'audience/conseil du ministre

Employé de l'ASFC qui représente le ministre d'IRCC et/ou le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile dans les affaires devant la CISR. Appelé aussi « conseil du ministre », l'agent d'audience est chargé de présenter les arguments du ministre, de citer des témoins et d'interroger et de contre‑interroger les témoins.

Agent de règlement anticipé (ARA) (à la SAI seulement)

Employé de la CISR dont le travail consiste à trouver, en collaboration avec l'appelant et le conseil du ministre, des moyens de régler les appels sans la tenue d'une audience. L'ARA peut demander des renseignements de la part de l'appelant par courriel, par téléphone ou par lettre, et il peut amorcer des discussions entre les parties par des méthodes informelles. Si la tenue d'une conférence sur le mode alternatif de règlement des litiges est choisie pour régler l'appel, l'ARA facilitera les échanges entre l'appelant et le conseil du ministre au cours de la conférence.

Agent de soutien au processus décisionnel (ASPD)/agent de gestion des cas (AGC)/agent préposé aux cas (APC)

Employé du Greffe de la CISR qui est responsable du traitement administratif des cas. Il n'est généralement pas présent à l'audience.

Commissaire (décideur)

Employé de la CISR ou personne nommée par décret qui préside une audience et qui doit rendre une décision en se fondant sur les éléments de preuve présentés dans l'affaire et conformément aux dispositions législatives.

Commissaire coordonnateur/commissaire gestionnaire

Décideur responsable de la gestion des commissaires. Le commissaire coordonnateur ou le commissaire gestionnaire peut aussi agir comme commissaire (décideur) dans le cadre d'une audience.

Conseil

Représente la personne en cause lors de son audience. Le conseil peut être un avocat, un notaire, un parajuriste membre du Barreau, un consultant en immigration agréé, un ami, un membre de la famille ou une autre personne choisie par la personne en cause pour agir en son nom. Le conseil peut communiquer des éléments de preuve au nom de la personne en cause (avant l'audience), citer des témoins, présenter des demandes, des objections et des observations. Le RD donne ou aide la personne en cause à donner des instructions au conseil.

Interprète

Entrepreneur indépendant dont les services ont été retenus par la CISR pour assurer l'interprétation entre la langue de la procédure et celle de la personne en cause ou de son conseil, au moyen de l'interprétation consécutive (l'interprète attend que la personne ait fini de parler pour interpréter ses propos). Il interprète de vive voix tous les dialogues pendant la procédure et, dans certains cas, de courts documents présentés avant, pendant ou après la procédure. Parfois, l'interprétation se fait de façon simultanée (l'interprète interprète en même temps que la personne parle) ou l'interprète est en attente (l'interprète est présent pour fournir des services d'interprétation au besoin).

Observateur

Personne qui observe et écoute une audience mais qui n'y participe pas. Il s'agit habituellement de représentants des médias, d'universitaires, d'amis ou de membres de la famille. Un observateur peut assister aux audiences publiques et, à la discrétion du commissaire, aux audiences tenues à huis clos. Avant de décider si un observateur peut assister à une procédure tenue à huis clos, le commissaire demandera à la personne en cause si elle s'y oppose. Le commissaire peut demander à un observateur de quitter la salle si sa présence risque d'entraver la procédure. Un représentant du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) peut participer à titre d'observateur aux audiences touchant les demandeurs d'asile ou les personnes protégées de toute section de la CISR. Le personnel de la CISR y compris les personnes contractuelles (par exemple, les interprètes et les RD) peuvent assister aux procédures publiques et à huis clos à des fins de formation. Des dispositions seront prises à cet égard avec le commissaire avant l'audience.

Personne en cause

Personne dont l'affaire fera l'objet d'une décision dans le cadre de la procédure. Elle est le principal témoin et elle peut être le seul témoin cité. Il faut absolument que cette personne comprenne ce qui est dit et que les autres comprennent ce qu'elle dit.

  • SI : La personne qui comparaît devant la SI pour une enquête ou un contrôle des motifs de détention est appelée « intéressé ».
  • SPR : La personne qui demande le statut de personne protégée est appelée « demandeur d'asile ».
  • SAI : La personne qui interjette appel à la SAI est appelée « appelant ». Lorsque le ministre interjette appel, c'est lui qui est appelé « appelant », et la personne en cause est alors appelée « intimé ».
  • SAR : La personne qui interjette appel à la SAR est appelée « appelant ». Lorsque le ministre interjette appel, c'est lui qui est appelé « appelant », et la personne qui a présenté la demande d'asile est alors appelée « intimé ».

Témoin

Personne appelée à témoigner dans le cadre d'une procédure.

Tuteur/tuteur légal/parent

Personne qui a le droit légal et le devoir de prendre des décisions pour la personne en cause qui est âgée de moins de 18 ans ou qui est mentalement incapable.

Annexe A

Procédures courantes aux audiences de la CISR

Voici un aperçu du déroulement habituel des procédures à une audience de la CISR. La liste qui suit est présentée à titre indicatif seulement, puisque l'ordre et le contenu des étapes peuvent varier à la discrétion du commissaire qui préside l'audience.

  1. Tous les participants sont identifiés.
  2. L'interprète prête serment ou fait une affirmation relative à l'interprétation exacte, ou doit confirmer qu'il a prêté serment ou a fait une affirmation relative à l'interprétation exacte lors d'une procédure précédente de la CISR.
  3. Le président de l'audience demande à l'interprète et à la personne en cause de confirmer qu'ils se comprennent. Si le représentant désigné (RD) a aussi besoin d'un interprète, le commissaire lui demande de confirmer qu'il comprend l'interprète.
  4. Le président de l'audience peut traiter des questions préliminaires, comme les éléments de preuve qui ont été versés au dossier et les principales questions à trancher, ou demander aux conseils s'il y a des questions préliminaires à traiter.
  5. La personne en cause et le RD (s'il est tenu de témoigner) sont invités à prêter serment ou à faire une affirmation solennelle. Au cours d'audiences de nature inquisitoire, ils sont habituellement questionnés par le président de l'audience, puis par le conseil de la personne en cause. (Le ministre est représenté par un employé de l'Agence des services frontaliers du Canada qui représente Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et/ou Sécurité publique Canada – également appelé « agent d'audience » ou « conseil du ministre ».)
  6. Aux audiences contradictoires, le ministre présente généralement des éléments de preuve, après quoi la personne en cause fait de même. Outre le fait d'être représentée par un RD, la personne en cause peut également être représentée par un conseil. À la SAI, l'appelant présente en premier ses éléments de preuve (interrogatoire principal), puis est contre-interrogé par le conseil du ministre et ensuite questionné à nouveau par son propre conseil. Pendant l'audience, le commissaire peut poser des questions à l'appelant. Si l'appelant se représente lui-même, le commissaire mène généralement l'interrogatoire initial, puis demande au conseil du ministre de procéder au contre-interrogatoire. Il permet ensuite à l'appelant de présenter des éclaircissements ou des commentaires finaux pour s'assurer que tous les éléments de preuve pertinents ont été entendus. À la SPR, le ministre commence son interrogatoire lorsqu'il intervient à propos de l'exclusion, suivi du commissaire, puis du conseil du demandeur d'asile.
  7. Le conseil présente des observations dans ses conclusions finales. Si la personne en cause n'est pas représentée par un conseil, il peut lui être demandé, ou à son RD, de présenter des observations.
  8. À la fin de l'audience, le commissaire peut rendre sa décision de vive voix ou la mettre en délibéré et la rendre par écrit à une date ultérieure.

Annexe B

Liste de vérification du représentant désigné (RD)

Section de l’immigration (SI)

Veuillez consulter la section Se préparer pour un contrôle des motifs de détention ou une enquête pour obtenir des détails sur le processus de la SI.

Relation entre le RD et le conseil

L'une des fonctions les plus importantes d'un RD consiste à retenir les services d'un conseil dans la mesure du possible, si ce n'est déjà fait, et à collaborer avec le conseil.

Tant le conseil de la personne en cause que le RD ont l'obligation d'agir dans l'intérêt supérieur de la personne en cause. C'est pourquoi les rapports entre le RD et le conseil devraient être des rapports de collaboration.

C'est habituellement la personne en cause, en consultation avec son conseil, qui décide des questions de stratégie de présentation des arguments, par exemple la preuve à présenter. Quand un RD a été nommé, ce dernier prend en charge cette fonction, en entier ou en partie, en fonction de la capacité de participation de la personne en cause, et le RD a l'obligation de consulter la personne en cause dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Le RD remplit donc un rôle important pour ce qui est de prendre des décisions sur ces questions et de donner des instructions au conseil, ou d'aider la personne en cause à donner ses instructions au conseil.

Le RD devrait généralement suivre les avis du conseil sur les questions juridiques, notamment les décisions juridiques stratégiques comme l'opportunité de présenter des éléments de preuve ou de convoquer des témoins, étant donné que les services du conseil ont été retenus en raison de son expertise en droit et en procédure. Cela ne signifie pas pour autant que le RD, en consultation avec la personne en cause, ne peut pas exprimer ses doutes ou son désaccord relativement aux avis du conseil.

En cas de désaccord, le RD, en consultation avec la personne en cause, donne ses instructions finales au conseil. Si le conseil ou le RD estime que la relation de confiance est rompue en raison d'une divergence d'opinions irréconciliable, le conseil devrait se retirer du dossier, ou le RD devrait retirer le conseil inscrit au dossier et retenir les services d'un autre conseil, le tout en consultation avec la personne en cause dans la mesure du possible. Tout retrait du conseil inscrit au dossier doit s'effectuer en conformité des règles pertinentes de la CISR et des obligations professionnelles du conseil.

Une telle situation devrait être exceptionnellement rare, car l'on s'attend à ce que le conseil et le RD, agissant tous deux dans l'intérêt supérieur de la personne en cause, collaborent dans un esprit constructif à régler tout différend et veillent à présenter les meilleurs arguments possibles au nom de la personne en cause.


Dès que vous acceptez un contrat pour agir comme RD ou dès que possible après votre nomination en tant que RD par la CISR, vous devez rencontrer la personne en cause que vous représentez pour lui expliquer votre rôle et vos responsabilités.

Il peut arriver que l'on vous demande d'agir comme RD à très brève échéance. Il vous serait alors difficile de rencontrer la personne en cause avant l'audience, mais vous devriez le faire à la première occasion.


Avant de rencontrer la personne en cause ou avant le contrôle des motifs de détention ou l'enquête :

  • Veillez à être nommé RD le plus tôt possible dans le processus (dès que vous acceptez un contrat pour agir comme RD, vous recevrez une lettre de la CISR confirmant votre désignation). Si vous utilisez une adresse privée au lieu d'une adresse professionnelle, veillez à en informer la CISR et à  fournir votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse électronique professionnelle et, le cas échéant, votre numéro de télécopieur.

    Dans le cas des contrôles des motifs de détention et des enquêtes menés simultanément, vous serez nommé RD au moment de la procédure même par le commissaire.

  • Déterminez :
    • s'il y a un conseil inscrit au dossier de la procédure;
    • à quelle étape en est la personne en cause (contrôle des motifs de détention, enquête) et s'il y a une affaire en instance dans d'autres sections (par exemple, demande d'asile) ou des processus d'immigration en cours à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ou à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
    • où se trouve la personne en cause (en détention ou mise en liberté, dans la collectivité, sous la garde d'une organisation comme un logement communautaire, un centre de réadaptation ou un établissement de santé);
    • quelle langue parle la personne en cause.
  • Assurez-vous :
    • s'il n'y a aucun conseil, d'obtenir les services d'un conseil si la personne en cause a les moyens de retenir ses services ou est admissible à l'aide juridique. Vous pouvez communiquer avec l'aide juridique de la province dans laquelle l'affaire sera instruite afin de vérifier si la personne en cause pourrait obtenir une représentation juridique payée par l'aide juridique. Le conseil peut être un avocat, un parajuriste membre du Barreau ou un consultant en immigration agréé. Si vous êtes au Québec, le conseil peut aussi être un notaire. À défaut d'être admissible à l'aide juridique, il revient à la personne en cause d'assumer les honoraires d'un conseil;
    • s'il y a un conseil inscrit au dossier, de lui donner des instructions et de lui communiquer les renseignements pertinents;
    • d'avoir reçu et examiné tous les documents au dossier de la CISR, y compris les transcriptions et pièces antérieures, et de recevoir tous les documents qui seront déposés;
    • que tous les documents sont déposés dans les délais prescrits par les Règles de la Section de l’immigration.
  • En consultation avec le conseil, communiquez avec l'agent d'audience de l'ASFC afin :
    • de connaître les motifs de détention ou l'allégation d'interdiction de territoire;
    • de déterminer s'il y a des ressources dans la communauté, y compris des solutions de rechange à la détention, le cas échéant.
    • d'obtenir et de lire les documents communiqués par l'ASFC.

Lorsque vous rencontrez la personne en cause :

La personne peut être en détention dans un Centre de surveillance de l'immigration (CSI) de l'ASFC ou un établissement correctionnel, ou elle peut se trouver dans un établissement de soins de santé. Le cas échéant, communiquez avec le Greffe de la SI si vous n'êtes pas certain de la façon de joindre et de rencontrer la personne. Il est aussi recommandé de communiquer avec le CSI, l'établissement correctionnel ou l'établissement de soins de santé avant la visite prévue de façon à respecter les heures de visite et à pouvoir rencontrer la personne.

  • Expliquez-lui :
    • votre rôle et vos responsabilités en tant que RD;

    • que vous êtes de son côté, que vous agirez dans son intérêt supérieur et que vous présenterez le meilleur dossier possible à la SI;

      Établissez avec elle un plan sur la façon dont vous allez travailler afin d'obtenir ce qui est le mieux pour elle.

    • qu'en tant que RD lié par contrat à la CISR, vous êtes tenu de respecter le Code de conduite pour les représentants désignés, qui comprend l'exigence de maintenir la confidentialité du processus;
    • le processus d'immigration et les différentes possibilités;
    • s'il n'y a pas de conseil inscrit au dossier et que la personne a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique, que vous allez retenir les services d'un conseil et lui donner des instructions en son nom;
    • que vous prendrez d'autres décisions concernant son affaire, en consultation avec le conseil, le cas échéant, ou que vous l'aiderez à prendre ces décisions;
    • que vous l'informerez des diverses étapes et procédures dans le traitement de son dossier;
    • que vous l'aiderez à recueillir des éléments de preuve à l'appui de son affaire et à présenter son témoignage, et que vous témoignerez à son audience, au besoin;
    • les procédures et le processus d'audience, et que, pendant l'audience, vous devrez aviser le commissaire des diverses interactions que vous aurez eues avec elle et de votre évaluation de sa capacité à comprendre la nature de la procédure;
    • que, entre‑temps, elle pourrait être admissible à des soins de santé dans le cadre du programme de santé intérimaire si elle a présenté une demande d'asile. Le cas échéant, aidez la personne en cause à prendre les dispositions nécessaires pour accéder au programme de soins de santé intérimaire si elle en a besoin et si elle y est admissible;

    • dans le cas d'un mineur, avec son consentement, que vous prendrez des dispositions pour l'inscription à l'école.

      (L'inscription à l'école n'est possible que lorsque la CISR a octroyé l'asile, c'est-à-dire lorsque la SPR a rendu une décision favorable à l'égard du mineur.)

  • Aidez la personne en cause à obtenir des pièces d'identité ou à remplir des demandes de titre de voyage, par exemple, aider à communiquer avec des membres de la famille ou des amis à l'extérieur du Canada ou avec des autorités étrangères.

    Lorsque vous communiquez avec des autorités étrangères, vous devez faire preuve de prudence quant à la possibilité que la personne demande l'asile au Canada à l'égard des autorités étrangères.

  • Évaluez :

    • la capacité de la personne en cause de comprendre la nature de la procédure, y compris sa capacité de donner des instructions au conseil;

      Dans le cas des personnes qui ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure, dans la mesure du possible, fixez des rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres pour veiller à ce que les rapports d'experts médicaux soient obtenus à temps, pour que le commissaire qui préside le contrôle des motifs de détention ou l'enquête puisse les examiner afin d'éviter le report de la procédure; accompagnez les à ces rendez-vous, si possible; tenez la SI informée des empêchements, comme les rendez‑vous manqués et les rapports médicaux en retard.

      Les honoraires afférents aux rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres sont aux frais de la personne en cause. S'il est impossible d'obtenir de tels rapports d'experts, vous pouvez trouver quelqu'un qui serait en mesure de parler de la capacité de la personne dans une lettre ou un affidavit.

    • en consultation avec le conseil, s'il est opportun de présenter une demande à la CISR concernant les Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR, qui prévoient des mesures d'adaptation d'ordre procédural pour les personnes qui sont désignées comme étant vulnérables par la CISR. Comme les mineurs sont visés par les Directives numéro 8, dans tous les cas mettant en cause des mineurs, la SI prendra en compte et appliquera les Directives numéro 3 du président : Les enfants qui revendiquent le statut de réfugié : questions relatives à la preuve et à la procédure en apportant les modifications nécessaires à l'égard des dispositions de ces directives qui ne sont pas pertinentes pour la SI.
  • En consultation avec le conseil, examinez avec la personne en cause :
    • les documents communiqués par l'ASFC;

    • le réseau de soutien de la personne au sein de sa famille ou de la collectivité, s'il y a lieu;

      Vous devriez faire preuve de prudence au moment de recueillir des renseignements qui pourraient exposer la personne à un danger, par exemple en communiquant avec des fonctionnaires de son pays d'origine lorsque l'État est l'agent présumé de persécution, puisqu'une telle procédure de la SPR est tenue à huis clos.

    • les liens avec la collectivité et l'existence de solutions de rechange à la détention;

      • La détention d'un mineur doit constituer une mesure de dernier recours. Le commissaire doit envisager des solutions de rechange à la détention. Veuillez consulter les Directives numéro 2 du président : Détention, lesquelles fournissent une orientation au sujet du processus de contrôle des motifs de détention sous le régime de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR).

      Les personnes en cause désignées comme étant vulnérables au titre des Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR peuvent avoir certaines vulnérabilités, comme une maladie mentale, qui peuvent miner leur capacité de respecter les conditions de mise en liberté. Lorsque des vulnérabilités sont relevées, le commissaire a une obligation accrue d'examiner les solutions de rechange à la détention et d'imposer des conditions réalisables qui sont en lien avec les circonstances propres à la personne en cause.

      Par conséquent, avant la tenue du contrôle des motifs de détention, vous devriez, en consultation avec le conseil, faire tout ce qui est raisonnablement possible pour trouver des solutions de rechange convenables à la détention, y compris communiquer avec des cautions potentielles et recueillir des éléments de preuve.

  • Dans le cas d'un mineur non accompagné, assurez-vous :
    • que des liens avec le ministère provincial sont en place et que vous avez les coordonnées du travailleur de soutien provincial (la CISR est chargée d'informer les autorités provinciales et de vous fournir les détails);
    • de pouvoir, s'il y a lieu (et avec le consentement du mineur), communiquer avec les parents, les tuteurs ou les membres de la famille du mineur afin de recueillir des renseignements et de vérifier si quelqu'un s'occupe adéquatement du mineur et si la situation de prise en charge est appropriée. Cela est particulièrement important si le mineur n'est pas pris en charge par les parents.
  • Si le mineur est accompagné d'un parent ou d'un tuteur, veillez à gagner la confiance du parent ou du tuteur afin de pouvoir communiquer efficacement avec le mineur concerné en lui expliquant votre rôle (afin de dissiper tout doute que vous agissiez contre le parent ou le tuteur). Dans certaines situations, il peut aussi y avoir un conflit d'intérêts entre un mineur et le parent ou le tuteur (par exemple, les cas touchant l'orientation sexuelle et l'identité ou l'expression de genre), et vous devez aussi être en mesure de parler librement et seul à seul avec le mineur.
  • Si la personne en cause n'a pas de conseil, recueillez et présentez des éléments de preuve pertinents au nom de celle-ci, et prenez notamment les dispositions nécessaires concernant les témoins et les cautions. Si la personne en cause a un conseil, travaillez de concert avec le conseil pour recueillir les éléments de preuve et prendre les dispositions relatives aux témoins. Cela comprend, dans la mesure où il n'y a pas de risque à le faire, de communiquer avec les membres de la famille de la personne au Canada et à l'étranger pour :
    • recueillir des renseignements;
    • s'assurer qu'ils seront disponibles pour témoigner par téléphone ou par vidéoconférence au moment du contrôle des motifs de détention ou à l'enquête;
    • leur demander d'envoyer au conseil des éléments de preuve à l'appui des allégations, dans la mesure du possible.
  • Prévoyez quand et comment vous communiquerez avec la personne en cause et la verrez la fois suivante.
  • Lorsque la personne en cause a une demande d'asile en instance auprès de la SPR, mettez en garde la personne contre le manque de confidentialité lié à l'utilisation des médias sociaux, car les procédures de demande d'asile se tiennent généralement à huis clos.
  • Assurez-vous que la personne en cause qui n'est pas en détention sera en mesure d'arriver à l'heure à l'audience.


Pendant le contrôle des motifs de détention ou l'enquête :

  • Assistez à la procédure. Si les services d'un conseil ont été retenus, c'est à lui qu'il incombe principalement de présenter le dossier de la personne en cause et d'interagir avec le commissaire. Le RD ne devrait cependant pas hésiter à demander poliment d'intervenir s'il y a lieu, ou à demander une pause si nécessaire pour consulter la personne en cause et le conseil.
  • Si le commissaire le demande, donnez votre opinion sur la question de savoir si la personne en cause a toujours besoin d'un RD, et expliquez sur quoi se fonde cette opinion :
    • donnez des exemples précis du comportement de la personne, et parlez de ses médicaments, de son diagnostic et de ses interactions, le cas échéant;
    • expliquez comment le contact a été établi (en personne, par téléphone, par vidéoconférence), s'il s'agissait d'une rencontre distincte antérieure à l'audience ou juste avant le début de l'audience, et précisez la durée de la rencontre;
    • dites ce que vous savez de la personne quant à ses besoins, ses limites, son état de santé mentale et ses problèmes de santé;
    • expliquez la façon dont la personne a interagi avec vous et d'autres personnes;
    • précisez si la personne peut s'orienter dans le temps et dans l'espace.
  • Rassurez et calmez la personne en cause au besoin.
  • Expliquez la procédure à la personne en cause en fonction de sa capacité à comprendre.
  • Connaissez les limites de la personne en cause, son état de santé mentale et ses problèmes de santé et soyez préparé à en parler au commissaire. Pour soutenir la personne tout au long de l'audience, soyez prêt à demander des pauses et à offrir du soutien pendant ces pauses.
  • Consultez le conseil et donnez-lui des instructions.
  • Parlez au nom de la personne en cause et prenez des décisions en son nom, au besoin.


Après la réception de la décision de la SI par la personne en cause :

  • Veillez à ce que l'on explique de façon claire et précise la décision concernant le contrôle des motifs de détention à la personne en cause. C'est généralement le conseil qui s'en charge.
  • Décisions à l'issue d'un contrôle des motifs de détention :

    • Si la personne en cause fait l'objet d'une ordonnance de maintien en détention lors du contrôle des motifs de détention des 48 heures, un autre contrôle des motifs de détention sera effectué dans les sept jours. Si le commissaire ordonne de nouveau la détention après le contrôle des sept jours, les motifs de la détention seront réexaminés après 30 jours. Ces contrôles se poursuivront tous les 30 jours par la suite, jusqu'à ce que la personne soit mise en liberté ou renvoyée du Canada. À chaque contrôle des motifs de détention, vous pouvez présenter de nouveaux faits à l'appui de la demande de mise en liberté. Par exemple, en consultation avec le conseil, vous pouvez trouver une nouvelle caution qui est prête à aider la personne.

      Une demande écrite de contrôle anticipé des motifs de détention peut être présentée, en consultation avec le conseil. Si la demande est accueillie, cela signifie qu'un contrôle des motifs de détention aura lieu avant le délai prévu, par exemple avant le contrôle suivant prévu dans 30 jours. L'ASFC peut répondre et dire si elle s'oppose à la demande de contrôle anticipé des motifs de détention. Le commissaire peut accueillir la demande si vous présentez de nouveaux renseignements qui justifient un contrôle anticipé des motifs de détention de la personne.

      • Assurez un suivi entre les audiences (rendez visite à la personne en détention, remplissez des demandes d'aide juridique, etc.).
      • Trouvez et prévoyez des solutions de rechange à la détention à présenter au commissaire pour le contrôle des motifs de détention suivant, en consultation avec le conseil.
      • Communiquez avec :
        • les membres de la famille de la personne en cause ou son réseau de soutien au Canada et à l'étranger, s'il y a lieu et si vous pouvez le faire en toute sécurité;
        • le conseil de la personne en cause, ou retenez les services d'un conseil si ce n'est déjà fait.
      • Recueillez des éléments de preuve pertinents pour l'audience suivante; vous pourriez aussi prévoir des évaluations médicales.
      • Communiquez avec la CISR au nom de la personne, au besoin.
      • En consultation avec le conseil, il faudrait expliquer le processus de révision judiciaire à la Cour fédérale du Canada , le cas échéant. La personne en cause peut présenter à la Cour fédérale du Canada une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à toute décision rendue par la SI. La Cour fédérale du Canada rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SI.

      • Continuez d'aider la personne en cause, en consultation avec son conseil, afin qu'elle comprenne les prochaines étapes du processus de détention au cours de cette période.

        Si la personne a fait l'objet d'une ordonnance de maintien en détention, les contrôles de motifs de détention se poursuivront selon le cycle de contrôle prévu par la LIPR, à moins d'une ordonnance contraire de la Cour fédérale du Canada, ou sur présentation d'une demande de changement de date ou d'heure du contrôle des motifs de détention à la SI.

    • Si la personne en cause est mise en liberté, elle doit respecter ses conditions de mise en liberté. Ces conditions s'appliquent jusqu'à son renvoi du Canada, ou jusqu'à ce qu'elles soient modifiées ou annulées. Vous pouvez aider en prenant des dispositions avec le conseil et la personne en cause pour demander à la SI de modifier ou d'annuler les conditions si un certain temps s'est écoulé depuis qu'elles ont été imposées. Vous pouvez également faire cette demande si la situation de la personne en cause a changé depuis que les conditions lui ont été imposées. Pour faire une telle demande, remplissez le formulaire de Demande de modification des conditions de mise en liberté.
  • Décisions à la fin d'une enquête :
    • Si le commissaire décide que la personne en cause peut entrer ou rester au Canada, elle sera autorisée à le faire.
    • Si le commissaire décide que la personne en cause ne peut pas entrer ou rester au Canada (qu'elle est interdite de territoire), il prendra une mesure de renvoi. Il y a trois types de mesures de renvoi. La raison pour laquelle la personne est déclarée interdite de territoire déterminera la mesure de renvoi qui s'applique. En consultation avec le conseil, aidez la personne à comprendre la signification et les conséquences de la mesure de renvoi donnée. Vous pouvez demander au commissaire de les expliquer si vous avez des doutes.
      • En consultation avec le conseil, le processus d'appel à la SAI devrait être expliqué, s'il y a lieu (voir Commencer un processus d'appel d'une mesure de renvoi et l'annexe C – Liste de vérification du représentant désigné – Section d'appel de l'immigration). Si la personne ne peut interjeter appel ou qu'elle ne souhaite pas le faire, aidez-la avec son conseil à comprendre les prochaines étapes du processus de renvoi.
      • En consultation avec le conseil, le processus de révision judiciaire à la Cour fédérale du Canada devrait être expliqué, le cas échéant. La personne peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à toute décision rendue par la SI (demande d'autorisation et contrôle judiciaire). La Cour fédérale du Canada rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SI pour la tenue d'une nouvelle audience.
      • Continuez d'aider la personne en cause, en consultation avec son conseil, afin qu'elle comprenne les prochaines étapes du processus de renvoi.

La démarche qu'il convient d'entreprendre pour intenter un recours (à la SAI ou à la Cour fédérale du Canada) à l'égard de toute décision de la SI varie selon le type de cas et la décision reçue.

Annexe C

Liste de vérification du représentant désigné (RD)

Section d’appel de l’immigration (SAI)

Veuillez consulter la section Interjeter un appel en matière d'immigration pour obtenir des détails sur le processus de la SAI.

Relation entre le RD et le conseil

L'une des fonctions les plus importantes d'un RD consiste à retenir les services d'un conseil dans la mesure du possible, si ce n'est déjà fait, et à collaborer avec le conseil.

Tant le conseil de la personne en cause que le RD ont l'obligation d'agir dans l'intérêt supérieur de la personne en cause. C'est pourquoi les rapports entre le RD et le conseil devraient être des rapports de collaboration.

C'est habituellement la personne en cause, en consultation avec son conseil, qui décide des questions de stratégie de présentation des arguments, par exemple la preuve à présenter. Quand un RD a été nommé, ce dernier prend en charge cette fonction, en entier ou en partie, en fonction de la capacité de participation de la personne en cause, et le RD a l'obligation de consulter la personne en cause dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Le RD remplit donc un rôle important pour ce qui est de prendre des décisions sur ces questions et de donner des instructions au conseil, ou d'aider la personne en cause à donner ses instructions au conseil.

Le RD devrait généralement suivre les avis du conseil sur les questions juridiques, notamment les décisions juridiques stratégiques comme l'opportunité de présenter des éléments de preuve ou de convoquer des témoins, étant donné que les services du conseil ont été retenus en raison de son expertise en droit et en procédure. Cela ne signifie pas pour autant que le RD, en consultation avec la personne en cause, ne peut pas exprimer ses doutes ou son désaccord relativement aux avis du conseil.

En cas de désaccord, le RD, en consultation avec la personne en cause, donne ses instructions finales au conseil. Si le conseil ou le RD estime que la relation de confiance est rompue en raison d'une divergence d'opinions irréconciliable, le conseil devrait se retirer du dossier, ou le RD devrait retirer le conseil inscrit au dossier et retenir les services d'un autre conseil, le tout en consultation avec la personne en cause dans la mesure du possible. Tout retrait du conseil inscrit au dossier doit s'effectuer en conformité des règles pertinentes de la CISR et des obligations professionnelles du conseil.

Une telle situation devrait être exceptionnellement rare, car l'on s'attend à ce que le conseil et le RD, agissant tous deux dans l'intérêt supérieur de la personne en cause, collaborent dans un esprit constructif à régler tout différend et veillent à présenter les meilleurs arguments possibles au nom de la personne en cause.


Dès que vous acceptez un contrat pour agir comme RD ou dès que possible après votre nomination en tant que RD par la CISR, vous devez rencontrer la personne en cause que vous représentez pour lui expliquer votre rôle et vos responsabilités.

Avant de rencontrer la personne en cause :

  • Veillez à être nommé RD le plus tôt possible dans le processus; vous recevrez une lettre de la CISR confirmant votre nomination. Si vous utilisez une adresse privée au lieu d'une adresse professionnelle, veillez à en informer la CISR et à fournir votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse électronique professionnelle et, le cas échéant, votre numéro de télécopieur.
  • Déterminez :
    • s'il y a un conseil inscrit au dossier de la procédure;
    • à quelle étape en est la personne en cause et s'il y a une affaire en instance dans d'autres sections (par exemple, demande d'asile) ou des processus d'immigration en cours à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ou à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
    • où se trouve la personne en cause (en détention ou mise en liberté, dans la collectivité, sous la garde d'une organisation comme un logement communautaire, un centre de réadaptation ou un établissement de santé);
    • quelle langue parle la personne en cause.
  • Assurez-vous :
    • dans le cas d'un appel en matière de parrainage :
      • de remplir un avis d'appel (cela peut être fait par vous ou le conseil);
      • de transmettre à la SAI l'avis d'appel et la lettre de refus d'IRCC dans les 30 jours suivant la réception de la lettre de refus (cela peut être fait par vous ou le conseil);
      • de transmettre vos coordonnées à la CISR et, le cas échéant, de préciser si vous étiez le RD devant la SI.
    • dans le cas d'un appel d'une mesure de renvoi :
      • de remplir un avis d'appel (cela peut être fait par vous ou le conseil);
      • de transmettre à la SAI l'avis d'appel signé et la mesure de renvoi reçue de la SI dans les 30 jours suivant la réception de la mesure de renvoi de la SI (cela peut être fait par vous ou le conseil);
      • de transmettre vos coordonnées à la CISR et, le cas échéant, de préciser si vous étiez le RD devant la SI.
    • dans le cas d'un appel sur l'obligation de résidence :
      • de remplir un avis d'appel (cela peut être fait par vous ou le conseil);
      • de fournir à la SAI l'avis d'appel et une copie de la décision du bureau des visas d'IRCC à l'étranger, dans les 60 jours suivant la réception de la décision d'IRCC (cela peut être fait par vous ou le conseil);
      • de transmettre vos coordonnées à la CISR et, le cas échéant, de préciser si vous étiez le RD devant la SI.
    • dans le cas d'une réponse à l'appel interjeté par le ministre contre une décision de la SI selon laquelle la personne en cause n'est pas interdite de territoire et peut demeurer au Canada :
      • que la personne en cause reçoit :
        • l'avis d'appel du ministre;
        • une lettre de la SAI demandant à la personne en cause de confirmer des renseignements comme ses coordonnées, les coordonnées de son conseil, etc., et que ces renseignements sont communiqués dans le délai prévu;
      • de transmettre vos coordonnées à la CISR et, le cas échéant, de préciser si vous étiez le RD devant la SI.

      Il se peut que l'avis d'appel ait déjà été transmis à la SAI et que la personne ait déjà reçu l'appel du ministre.

      Si vous étiez le RD devant la SI, peu de temps après avoir transmis l'avis d'appel à la SAI, vous recevrez une lettre de la SAI vous indiquant que votre désignation se poursuit.

      Lorsqu'une autre personne a agi à titre de RD à la SI, vous devriez, dans la mesure du possible et avec la permission de la personne en cause, communiquer avec ce RD pour assurer le partage de renseignements pertinents pour les deux procédures.

Après votre nomination en tant que RD :

  • Assurez-vous :
    • d'avoir reçu et examiné tous les documents au dossier de la SAI ainsi que les transcriptions et pièces antérieures et/ou de recevoir tous les documents qui seront déposés;
    • que tous les documents sont déposés dans les délais prescrits par les Règles de la Section d’appel de l’immigration.

Lorsque vous rencontrez la personne en cause :

La personne peut être en détention dans un Centre de surveillance de l'immigration (CSI) de l'ASFC ou un établissement correctionnel, ou elle peut se trouver dans un établissement de soins de santé. Le cas échéant, communiquez avec le Greffe si vous n'êtes pas certain de la façon de joindre et de rencontrer la personne. Il est aussi recommandé de communiquer avec le CSI, l'établissement correctionnel ou l'établissement de soins de santé avant la visite prévue de façon à respecter les heures de visite et à pouvoir rencontrer la personne.

  • Expliquez-lui :
    • votre rôle et vos responsabilités en tant que RD;

    • que vous êtes de son côté, que vous agirez dans son intérêt supérieur et que vous présenterez le meilleur dossier possible à la SAI;

      Établissez avec elle un plan sur la façon dont vous allez travailler afin d'obtenir ce qui est le mieux pour elle.

    • que, en tant que RD lié par contrat à la CISR, vous êtes tenu de respecter le Code de conduite pour les représentants désignés, qui comprend notamment une exigence de maintenir la confidentialité du processus;
    • le processus d'immigration et les différentes possibilités;
    • s'il n'y a pas de conseil inscrit au dossier et que la personne a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique, que vous allez retenir les services d'un conseil et lui donner des instructions en son nom;
    • que vous prendrez d'autres décisions concernant son affaire, en consultation avec le conseil, ou que vous l'aiderez à prendre ces décisions;
    • que vous l'informerez des diverses étapes et procédures dans le traitement de son dossier;
    • en consultation avec le conseil, les documents qui doivent être fournis par la personne en cause et communiqués à l'appui de l'appel;
    • que vous l'aiderez à recueillir des éléments de preuve à l'appui de son affaire et à présenter son témoignage, et que vous témoignerez à son audience, au besoin;
    • les procédures et le processus d'audience, et que, pendant l'audience, vous devrez aviser le commissaire des diverses interactions que vous aurez eues avec elle et de votre évaluation de sa capacité à comprendre la nature de la procédure;
    • que, entre‑temps, elle pourrait être admissible à des soins de santé dans le cadre du programme de santé intérimaire si elle a présenté une demande d'asile. Le cas échéant, aidez la personne en cause à prendre les dispositions nécessaires pour accéder au programme de soins de santé intérimaire si elle en a besoin et si elle y est admissible;

    • dans le cas d'un mineur, avec son consentement, que vous prendrez des dispositions pour l'inscription à l'école.

      (L'inscription à l'école n'est possible que lorsque la CISR a octroyé l'asile, c'est-à-dire lorsque la SPR a rendu une décision favorable à l'égard du mineur.)

  • Communiquez avec le conseil inscrit au dossier pour lui donner des instructions et lui communiquer les renseignements pertinents si la personne a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique.

    (Le conseil peut être un avocat, un parajuriste membre du Barreau ou un consultant en immigration agréé. Si vous êtes au Québec, le conseil peut aussi être un notaire.)

  • Évaluez :

    • la capacité de la personne en cause de comprendre la nature de la procédure, y compris sa capacité de donner des instructions au conseil;

      Dans le cas des personnes qui ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure, dans la mesure du possible, fixez des rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres pour veiller à ce que les rapports d'experts médicaux soient obtenus à temps, pour que le président de l'audience puisse les examiner afin d'éviter le report de la procédure; accompagnez-les à ces rendez-vous, si possible; tenez la SAI informée des empêchements, comme les rendez-vous manqués et les rapports médicaux en retard.

      Les honoraires afférents aux rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres sont aux frais des personnes en cause. S'il est impossible d'obtenir de tels rapports d'experts, vous pouvez trouver quelqu'un qui serait en mesure de parler de la capacité de la personne dans une lettre ou un affidavit.

    • en consultation avec le conseil, s'il est opportun de présenter une demande à la CISR concernant les Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR, qui prévoient des mesures d'adaptation d'ordre procédural pour les personnes qui sont désignées comme étant vulnérables par la CISR.
  • En consultation avec le conseil, examinez avec la personne en cause :
    • les documents communiqués;
    • le réseau de soutien de la personne en cause au sein de sa famille ou de la collectivité, le cas échéant.

    Si la personne a une demande d'asile en instance à la SPR, vous devriez faire preuve de prudence au moment de recueillir des renseignements qui pourraient exposer la personne à un danger, puisqu'une telle procédure est tenue à huis clos.

  • Dans le cas d'un mineur non accompagné, assurez-vous :
    • que des liens avec le ministère provincial sont en place et que vous avez les coordonnées du travailleur de soutien provincial (la CISR est chargée d'informer les autorités provinciales et de vous fournir les détails);
    • de pouvoir, s'il y a lieu (et avec le consentement du mineur), communiquer avec les parents, les tuteurs ou les membres de la famille du mineur afin de recueillir des renseignements et de vérifier si quelqu'un s'occupe adéquatement du mineur et si la situation de prise en charge est appropriée. C'est particulièrement important si le mineur n'est pas pris en charge par les parents.
  • Si le mineur est accompagné d'un parent ou d'un tuteur, veillez à gagner la confiance du parent ou du tuteur afin de pouvoir communiquer efficacement avec le mineur concerné en lui expliquant votre rôle (afin de dissiper tout doute que vous agissiez contre le parent ou le tuteur). Dans certaines situations, il peut aussi y avoir un conflit d'intérêts entre un mineur et le parent ou le tuteur (par exemple, les cas touchant l'orientation sexuelle et l'identité de genre ou l'expression de genre), et vous devez aussi être en mesure de parler librement et seul à seul avec le mineur.
  • En consultation avec le conseil, recueillez et présentez des éléments de preuve pertinents au nom de la personne en cause, et prenez les dispositions concernant les témoins. Cela comprend, dans la mesure où il n'y a pas de risque à le faire, de communiquer avec les membres de la famille de la personne au Canada et à l'étranger pour :
    • s'assurer qu'ils seront disponibles pour témoigner par téléphone ou vidéoconférence au moment de l'audience;
    • leur demander d'envoyer au conseil des documents à l'appui de leur appel ou de leur témoignage, dans la mesure du possible.
  • Prévoyez quand et comment vous communiquerez avec la personne en cause et la verrez la fois suivante.
  • Assurez-vous que la personne en cause sera en mesure d'arriver à l'heure à l'audience.


Dans une procédure d’instruction sur dossier ou de règlement anticipé :

  • En consultation avec le conseil, recueillez des éléments de preuve au nom de la personne en cause, préparez des observations écrites et présentez-les dans les délais prescrits dans les communications de la SAI.


Dans une conférence du mode alternatif de règlement des litiges :

  • Assistez à la conférence. Si les services d'un conseil ont été retenus, c'est à lui qu'il incombe principalement d'interagir avec l'agent de règlement anticipé (ARA) ou le commissaire. Le RD ne devrait cependant pas hésiter à demander poliment d'intervenir s'il y a lieu, ou à demander une pause si nécessaire pour consulter la personne en cause et le conseil. Pendant une conférence du mode alternatif de règlement des litiges, le conseil ou le RD peut demander de rencontrer l'ARA ou le commissaire à huis clos pour discuter du dossier.
  • Rassurez et calmez la personne en cause au besoin.
  • Expliquez la procédure de conférence à la personne en cause en fonction de sa capacité à comprendre.
  • Connaissez les limites de la personne en cause, son état de santé mentale et ses problèmes de santé et soyez préparé à en parler à l'ARA ou au commissaire. Pour soutenir la personne tout au long de l'audience, soyez prêt à demander des pauses et à offrir du soutien pendant ces pauses.
  • Consultez le conseil et donnez-lui des instructions.
  • Parlez au nom de la personne en cause et prenez des décisions en son nom, au besoin.


Pendant la réunion préalable à l’audience, le cas échéant, et l’audience :

  • Assistez à la procédure. Si les services d'un conseil ont été retenus, c'est à lui qu'il incombe principalement de présenter le dossier de la personne en cause et d'interagir avec le président de l'audience. Le RD ne devrait cependant pas hésiter à demander poliment d'intervenir s'il y a lieu, ou à demander une pause si nécessaire pour consulter la personne en cause et le conseil.
  • Si le commissaire le demande, donnez votre opinion sur la question de savoir si la personne en cause a toujours besoin d'un RD, et expliquez sur quoi se fonde cette opinion :
    • donnez des exemples précis du comportement de la personne, et parlez de ses médicaments, de son diagnostic et de ses interactions, le cas échéant.
    • expliquez à quel moment et comment le contact a été établi (en personne, par téléphone, par vidéoconférence).
    • dites ce que vous savez de la personne en cause quant à ses besoins, ses limites, son état de santé mentale et ses problèmes de santé;
    • expliquez la façon dont la personne en cause a interagi avec vous et d'autres personnes;
    • précisez si la personne en cause peut s'orienter dans le temps et dans l'espace.
  • Rassurez et calmez la personne en cause au besoin.
  • Expliquez la procédure à la personne en cause en fonction de sa capacité à comprendre.
  • Connaissez les limites de la personne en cause, son état de santé mentale et ses problèmes de santé et soyez préparé à en parler au commissaire. Pour soutenir la personne tout au long de l'audience, soyez prêt à demander des pauses et à offrir du soutien pendant ces pauses.
  • Consultez le conseil et donnez-lui des instructions.
  • Parlez au nom de la personne en cause et prenez des décisions en son nom, au besoin.


Après la réception de la décision de la SAI par la personne en cause :

  • Veillez à ce que l'on explique de façon claire et précise à la personne en cause la décision et les motifs. C'est généralement le conseil qui s'en charge.
  • S'il est fait droit à l'appel en matière de parrainage :
    • La décision de refuser la demande de visa de résident permanent est cassée (ou annulée), et IRCC reprendra le traitement de la demande de visa de résident permanent. L'appel est classé, et la SAI ne participe plus au traitement de la demande de parrainage. (Le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle instruira la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.)
    • Il est possible de communiquer avec IRCC pour vérifier l'état de la demande de parrainage.
  • Si l'appel en matière de parrainage est rejeté :
    • La décision d'IRCC de refuser la demande de visa de résident permanent demeure la même. L'appel est réglé à la SAI. (Vous voudrez peut-être obtenir des conseils juridiques au nom de la personne en cause.)
    • La personne en cause peut présenter à la Cour fédérale du Canada une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à toute décision rendue par la SAI. La Cour fédérale du Canada rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.
  • S'il est fait droit à l'appel d'une mesure de renvoi :
    • La mesure de renvoi est annulée, et la personne en cause peut demeurer au Canada. Si elle avait déjà obtenu le droit d'établissement en qualité de résident permanent, elle conservera ce statut. Si elle est titulaire d'un visa de résident permanent, mais qu'elle n'a pas obtenu le droit d'établissement à ce titre, elle devra communiquer avec IRCC. Le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle instruira la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.
  • S'il est sursis à la mesure de renvoi :
    • La mesure de renvoi est suspendue temporairement, et la personne en cause peut séjourner au Canada à condition de respecter certaines conditions. La SAI pourrait réexaminer le sursis à tout moment, et, en conséquence, modifier les conditions ou la durée du sursis, ou encore le révoquer. Si la SAI révoque le sursis, elle peut ensuite décider de faire droit à l'appel ou de le rejeter. Jusqu'alors, le sursis demeure en vigueur, car il ne peut prendre fin qu'à sa révocation par la SAI.

    • Il est important de respecter toutes les conditions de la décision relative au sursis. Si la personne en cause ne les respecte pas, son sursis peut être révoqué, et son appel peut être rejeté.

      Le RD a l'obligation de s'assurer que la personne en cause (ou un ami ou membre de la famille) comprend les conditions, mais il n'a pas la responsabilité de l'aider à respecter les conditions pendant la période d'un à cinq ans (par exemple, dispositions relatives à la réadaptation, obligation de se présenter). Vous voudrez peut-être obtenir des conseils juridiques au nom de la personne en cause en ce qui concerne les conditions.

      La personne en cause ou le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle instruira la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.

  • Si l'appel d'une mesure de renvoi est rejeté :
    • La mesure de renvoi entre en vigueur, ce qui signifie que l'ASFC peut renvoyer la personne en cause du Canada. (Vous voudrez peut-être obtenir des conseils juridiques au nom de la personne en cause.)
    • La personne en cause peut présenter à la Cour fédérale du Canada une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à toute décision rendue par la SAI. La Cour fédérale du Canada rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.
  • S'il est fait droit à l'appel sur l'obligation de résidence :
    • La personne en cause conserve son statut de résident permanent. IRCC lui délivrera un titre de voyage pour résident permanent afin qu'elle puisse revenir au Canada si elle ne l'a pas déjà fait. Le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle instruira la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI. (Le ministre peut interjeter appel de la décision à la Cour fédérale du Canada.)
  • Si l'appel sur l'obligation de résidence est rejeté :
    • La personne en cause perd son statut de résident permanent. Si elle se trouve au Canada au moment de la décision, elle est aussi frappée d'une mesure de renvoi. (Vous voudrez peut-être obtenir des conseils juridiques au nom de la personne en cause.)
    • La personne en cause peut présenter à la Cour fédérale du Canada une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à toute décision rendue par la SAI. Le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle entendra la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.
  • Si l'appel du ministre est rejeté :
    • La décision de la SI est confirmée, et la personne en cause peut séjourner au Canada. Le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle instruira la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.
  • S'il est fait droit à l'appel du ministre et s'il est sursis à la mesure de renvoi :

    • La personne en cause devient interdite de territoire au Canada, mais peut demeurer au Canada à certaines conditions. Il est important de respecter toutes les conditions de la décision relative au sursis. Si la personne en cause ne les respecte pas, son sursis peut être révoqué, et son appel peut être rejeté.

      Le RD a l'obligation de s'assurer que la personne en cause (ou un ami ou membre de la famille) comprend les conditions, mais il n'a pas la responsabilité de l'aider à respecter les conditions pendant la période de deux à quatre ans (par exemple, dispositions relatives à la réadaptation, obligation de se présenter). Vous voudrez peut-être obtenir des conseils juridiques au nom de la personne en cause en ce qui concerne les conditions.

    • Le ministre peut présenter une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI à la Cour fédérale du Canada. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle instruira la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.
  • S'il est fait droit à l'appel du ministre et si une mesure de renvoi est décrétée :
    • La personne en cause devient interdite de territoire au Canada et est frappée d'une mesure de renvoi. (Vous voudrez peut-être obtenir des conseils juridiques au nom de la personne en cause.)
    • La personne en cause peut présenter à la Cour fédérale du Canada une demande d'autorisation de contrôle judiciaire relativement à la décision rendue par la SAI. Si la Cour fédérale du Canada accepte la demande d'autorisation de contrôle judiciaire, elle entendra la cause et rejettera la demande ou renverra l'affaire à la SAI.

Annexe D

Liste de vérification du représentant désigné (RD)

Section de la protection des réfugiés (SPR)

Voir la section Demander l’asile pour obtenir plus de détails sur le processus de la Section de la protection des réfugiés (SPR).

Relation entre le RD et le conseil

L'une des fonctions les plus importantes d'un RD consiste à retenir les services d'un conseil dans la mesure du possible, si ce n'est déjà fait, et à collaborer avec le conseil.

Tant le conseil de la personne en cause que le RD ont l'obligation d'agir dans l'intérêt supérieur de la personne en cause. C'est pourquoi les rapports entre le RD et le conseil devraient être des rapports de collaboration.

C'est habituellement la personne en cause, en consultation avec son conseil, qui décide des questions de stratégie de présentation des arguments, par exemple la preuve à présenter. Quand un RD a été nommé, ce dernier prend en charge cette fonction, en entier ou en partie, en fonction de la capacité de participation de la personne en cause, et le RD a l'obligation de consulter la personne en cause dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Le RD remplit donc un rôle important pour ce qui est de prendre des décisions sur ces questions et de donner des instructions au conseil, ou d'aider la personne en cause à donner ses instructions au conseil.

Le RD devrait généralement suivre les avis du conseil sur les questions juridiques, notamment les décisions juridiques stratégiques comme l'opportunité de présenter des éléments de preuve ou de convoquer des témoins, étant donné que les services du conseil ont été retenus en raison de son expertise en droit et en procédure. Cela ne signifie pas pour autant que le RD, en consultation avec la personne en cause, ne peut pas exprimer ses doutes ou son désaccord relativement aux avis du conseil.

En cas de désaccord, le RD, en consultation avec la personne en cause, donne ses instructions finales au conseil. Si le conseil ou le RD estime que la relation de confiance est rompue en raison d'une divergence d'opinions irréconciliable, le conseil devrait se retirer du dossier, ou le RD devrait retirer le conseil inscrit au dossier et retenir les services d'un autre conseil, le tout en consultation avec la personne en cause dans la mesure du possible. Tout retrait du conseil inscrit au dossier doit s'effectuer en conformité des règles pertinentes de la CISR et des obligations professionnelles du conseil.

Une telle situation devrait être exceptionnellement rare, car l'on s'attend à ce que le conseil et le RD, agissant tous deux dans l'intérêt supérieur de la personne en cause, collaborent dans un esprit constructif à régler tout différend et veillent à présenter les meilleurs arguments possibles au nom de la personne en cause.


Dès que vous acceptez un contrat pour agir comme RD ou dès que possible après votre nomination en tant que RD par la CISR, vous devez rencontrer la personne en cause que vous représentez pour lui expliquer votre rôle et vos responsabilités.

Avant de rencontrer la personne en cause :

  • Veillez à être nommé RD le plus tôt possible dans le processus; vous recevrez une lettre de la CISR confirmant votre nomination Si vous utilisez une adresse privée au lieu d'une adresse professionnelle, veillez à en informer la CISR et à fournir votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse électronique professionnelle et, le cas échéant, votre numéro de télécopieur.
  • Déterminez :
    • s'il y a un conseil inscrit au dossier de la procédure;
    • à quelle étape en est la personne en cause;
    • où se trouve la personne en cause (en détention ou mise en liberté, dans la collectivité, sous la garde d'une organisation comme un logement communautaire, un centre de réadaptation ou un établissement de santé);
    • quelle langue parle la personne en cause.
  • Assurez-vous :

Lorsque vous rencontrez la personne en cause :

La personne peut être en détention dans un Centre de surveillance de l'immigration (CSI) de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) ou un établissement correctionnel, ou elle peut se trouver dans un établissement de soins de santé. Le cas échéant, communiquez avec le Greffe si vous n'êtes pas certain de la façon de joindre et de rencontrer la personne en cause. Il est aussi recommandé de communiquer avec le CSI, l'établissement correctionnel ou l'établissement de soins de santé avant la visite prévue de façon à respecter les heures de visite et à pouvoir rencontrer la personne.

  • Expliquez-lui :
    • votre rôle et vos responsabilités en tant que RD;

    • que vous êtes de son côté, que vous agirez dans son intérêt supérieur et que vous présenterez le meilleur dossier possible à la SPR;

      Établissez avec elle un plan sur la façon dont vous allez travailler afin d'obtenir ce qui est le mieux pour elle.

    • que, en tant que RD lié par contrat à la CISR, vous êtes tenu de respecter le Code de conduite pour les représentants désignés, qui comprend notamment une exigence de maintenir la confidentialité du processus;
    • le processus de la SPR et les différentes possibilités;
    • s'il n'y a pas de conseil inscrit au dossier et que la personne en cause a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique, que vous allez retenir les services d'un conseil et lui donner des instructions en son nom;
    • que vous prendrez d'autres décisions concernant son affaire, en consultation avec le conseil, le cas échéant, ou que vous l'aiderez à prendre ces décisions;
    • que vous l'informerez des diverses étapes et procédures dans le traitement de son dossier;
    • que vous l'aiderez à recueillir des éléments de preuve à l'appui de son affaire et à présenter son témoignage, et que vous témoignerez à son audience, au besoin;
    • les procédures et le processus d'audience, et que, pendant l'audience, vous devrez aviser le commissaire des diverses interactions que vous aurez eues avec elle et de votre évaluation de sa capacité à comprendre la nature de la procédure;
    • que, entre‑temps, elle pourrait être admissible à des soins de santé dans le cadre du programme intérimaire. Le cas échéant, aidez la personne en cause à prendre les dispositions nécessaires pour le programme de soins de santé intérimaire si elle en a besoin et si elle y est admissible.
  • Communiquez avec le conseil inscrit au dossier pour lui donner des instructions et lui communiquer les renseignements pertinents si la personne en cause a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique.
  • Évaluez :

    • la capacité de la personne en cause de comprendre la nature de la procédure, y compris sa capacité de donner des instructions au conseil;

      Dans le cas des personnes qui ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure, fixez, dans la mesure du possible, des rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres pour veiller à ce que les rapports d'experts médicaux soient obtenus à temps, pour que le président de l'audience puisse les examiner afin d'éviter le report de l'audience; accompagnez-les à ces rendez-vous, si possible; tenez la SPR informée des empêchements, comme les rendez-vous manqués et les rapports médicaux en retard.

      Les honoraires afférents aux rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres sont aux frais des personnes en cause. S'il est impossible d'obtenir de tels rapports d'experts, vous pouvez trouver quelqu'un qui serait en mesure de parler de la capacité de la personne en cause dans une lettre ou un affidavit.

    • en consultation avec le conseil, s'il est opportun de présenter une demande à la SPR concernant les Directives numéro 8 du président :
      Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR      , qui prévoient des mesures d'adaptation d'ordre procédural pour les personnes qui sont désignées comme étant vulnérables par la CISR. Dans tous les cas mettant en cause des mineurs, la SPR prendra en compte et appliquera les Directives numéro 3 du président : Les enfants qui revendiquent le statut de réfugié : questions relatives à la preuve et à la procédure.
  • En consultation avec le conseil, le cas échéant, examinez avec la personne en cause :
    • comment remplir le formulaire Fondement de la demande d'asile (FDA) s'il n'est pas déjà rempli;
    • quelle est sa situation actuelle;
    • ce qu'elle a dit aux responsables de l'ASFC ou d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC);
    • ses antécédents déclarés dans le formulaire FDA;

    • les pièces d'identité qu'elle possède. Aidez-la à obtenir des pièces d'identité, par exemple, en l'aidant à communiquer avec des membres de la famille ou des amis au Canada ou à l'étranger, ou avec des autorités étrangères.

      Faites preuve de prudence au moment de recueillir des renseignements qui pourraient faire en sorte que la personne visée soit exposée à des risques, par exemple en communiquant avec des fonctionnaires de son pays d'origine lorsque l'État est l'agent présumé de persécution, puisqu'une telle procédure de la SPR est tenue à huis clos.

    • ce qu'elle veut faire;
    • les documents qu'elle aimerait communiquer à l'appui de sa demande d'asile, comme des rapports de police, des rapports médicaux, des photos, des déclarations d'amis ou de membres de la famille ou des articles de presse. Parlez à la personne en cause des cartables nationaux de documentation (CND) de la CISR, qui contiennent des renseignements sur les conditions dans chaque pays. Le commissaire tiendra compte des rapports contenus dans le CND sur le pays de la personne en cause;
    • la preuve orale (témoignage) qu'elle présentera;
    • s'il a été décidé que la personne en cause ne devrait pas témoigner (si tel est le cas, soyez prêt à témoigner en son nom). Habituellement, la personne en cause doit témoigner et si un enjeu quelconque l'empêche de témoigner, la SPR devrait en être informée à l'avance de l'audience;
    • tous les documents préparés par le conseil à l'appui de la demande d'asile;
    • sa famille ou son réseau de soutien, s'il y a lieu.
  • Dans le cas d'un mineur non accompagné, assurez-vous :
    • que des liens avec le ministère provincial sont en place (la CISR est chargée d'informer les autorités provinciales) et que vous avez les coordonnées du travailleur de soutien provincial;
    • de pouvoir, s'il y a lieu (et avec le consentement du mineur), communiquer avec les parents, les tuteurs ou les membres de la famille du mineur afin de recueillir des renseignements et de vérifier si quelqu'un s'occupe adéquatement du mineur et si la situation de prise en charge est appropriée. C'est particulièrement important si le mineur n'est pas pris en charge par les parents.
  • Si le mineur est accompagné d'un parent ou d'un tuteur, veillez à gagner la confiance du parent ou du tuteur afin de pouvoir communiquer efficacement avec le mineur concerné en lui expliquant votre rôle (afin de dissiper tout doute que vous agissiez contre le parent ou le tuteur). Dans certaines situations, il peut aussi y avoir un conflit d'intérêts entre un mineur et le parent ou le tuteur (par exemple, les cas touchant l'orientation sexuelle et l'identité de genre ou l'expression de genre), et vous devez aussi être en mesure de parler librement et seul à seul avec le mineur.
  • Si la personne en cause n'a pas de conseil, recueillez et présentez des éléments de preuve pertinents en son nom, et prenez les dispositions concernant les témoins. Si la personne en cause a un conseil, travaillez de concert avec le conseil pour recueillir des éléments de preuve et prendre les dispositions relatives aux témoins. Cela comprend, dans la mesure où il n'y a pas de risque à le faire, de communiquer avec les membres de la famille de la personne au Canada et à l'étranger pour :
    • recueillir des renseignements;
    • s'assurer qu'ils seront disponibles pour témoigner par téléphone ou vidéoconférence au moment de l'audience de la SPR;
    • leur demander d'envoyer au conseil des éléments de preuve à l'appui des allégations, dans la mesure du possible.
  • Prévoyez quand et comment vous communiquerez avec la personne en cause et la verrez la fois suivante.

  • Mettez en garde la personne en cause contre le manque de confidentialité lié à l'utilisation des médias sociaux, et soulignez l'importance d'en être conscient au moment d'utiliser des plateformes de médias sociaux.

    Cela est particulièrement important parce que les procédures touchant un demandeur d'asile sont généralement tenues à huis clos.

  • Assurez-vous que la personne en cause sera en mesure d'arriver à l'heure à l'audience.


Pendant la conférence préparatoire, s’il y a lieu, et pendant l’audience :

  • Assistez à la procédure. Si les services d'un conseil ont été retenus, c'est à lui qu'il incombe principalement de présenter le dossier de la personne en cause et d'interagir avec le président de l'audience. Le RD ne devrait cependant pas hésiter à demander poliment d'intervenir s'il y a lieu, ou à demander une pause si nécessaire pour consulter la personne en cause et le conseil.
  • Si le commissaire le demande, donnez votre opinion sur la question de savoir si la personne en cause a toujours besoin d'un RD, et expliquez sur quoi se fonde cette opinion :
    • donnez des exemples précis du comportement de la personne, et parlez de ses médicaments, de son diagnostic et de ses interactions, le cas échéant;
    • expliquez comment le contact a été établi (en personne, par téléphone, par vidéoconférence), s'il s'agissait d'une rencontre distincte antérieure à l'audience ou juste avant le début de l'audience, et précisez la durée de la rencontre;
    • dites ce que vous savez de la personne en cause quant à ses besoins, ses limites, son état de santé mentale et ses problèmes de santé;
    • expliquez la façon dont la personne en cause a interagi avec vous et d'autres personnes;
    • précisez si la personne en cause peut s'orienter dans le temps et dans l'espace.
  • Rassurez et calmez la personne en cause au besoin.
  • Expliquez la procédure à la personne en cause en fonction de sa capacité à comprendre.
  • Connaissez les limites de la personne en cause et ses problèmes de santé mentale et soyez préparé à en parler au commissaire. Pour soutenir la personne en cause pendant l'audience, soyez prêt à demander des pauses et à offrir du soutien pendant ces pauses.
  • Consultez le conseil et donnez-lui des instructions.
  • Parlez au nom de la personne en cause et prenez des décisions en son nom, au besoin.
  • S'il y a lieu, témoignez au nom de la personne en cause.


Après la réception de la décision de la SPR :

Annexe E

Liste de vérification du représentant désigné (RD)

Section d’appel des réfugiés (SAR)

Voir la section Présenter un appel en matière de demande d’asile ou répondre à un appel du Ministre pour obtenir plus de détails sur le processus de la SAR.

Relation entre le RD et le conseil

L’une des fonctions les plus importantes d’un RD consiste à retenir les services d’un conseil dans la mesure du possible, si ce n’est déjà fait, et à collaborer avec le conseil.

Tant le conseil de la personne en cause que le RD ont l’obligation d’agir dans l’intérêt supérieur de la personne en cause. C’est pourquoi les rapports entre le RD et le conseil devraient être des rapports de collaboration.

C’est habituellement la personne en cause, en consultation avec son conseil, qui décide des questions de stratégie de présentation des arguments, par exemple la preuve à présenter. Quand un RD a été nommé, ce dernier prend en charge cette fonction, en entier ou en partie, en fonction de la capacité de participation de la personne en cause, et le RD a l’obligation de consulter la personne en cause dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Le RD remplit donc un rôle important pour ce qui est de prendre des décisions sur ces questions et de donner des instructions au conseil, ou d’aider la personne en cause à donner ses instructions au conseil.

Le RD devrait généralement suivre les avis du conseil sur les questions juridiques, notamment les décisions juridiques stratégiques comme l’opportunité de présenter des éléments de preuve ou de convoquer des témoins, étant donné que les services du conseil ont été retenus en raison de son expertise en droit et en procédure. Cela ne signifie pas pour autant que le RD, en consultation avec la personne en cause, ne peut pas exprimer ses doutes ou son désaccord relativement aux avis du conseil.

En cas de désaccord, le RD, en consultation avec la personne en cause, donne ses instructions finales au conseil. Si le conseil ou le RD estime que la relation de confiance est rompue en raison d’une divergence d’opinions irréconciliable, le conseil devrait se retirer du dossier, ou le RD devrait retirer le conseil inscrit au dossier et retenir les services d’un autre conseil, le tout en consultation avec la personne en cause dans la mesure du possible. Tout retrait du conseil inscrit au dossier doit s’effectuer en conformité des règles pertinentes de la CISR et des obligations professionnelles du conseil.

Une telle situation devrait être exceptionnellement rare, car l’on s’attend à ce que le conseil et le RD, agissant tous deux dans l’intérêt supérieur de la personne en cause, collaborent dans un esprit constructif à régler tout différend et veillent à présenter les meilleurs arguments possibles au nom de la personne en cause.


Si vous avez été nommé RD de la personne en cause dans la procédure relative à la décision de la SPR portée en appel, vous êtes réputé avoir été désigné par la SAR, à moins qu’un commissaire de la SAR n’en décide autrement.

Si vous étiez le RD de la personne devant la SPR :

  • Assurez-vous que votre désignation a été confirmée par la SAR (peu après avoir transmis l'avis d'appel à la SAR, vous recevrez une lettre de la SAR précisant que votre nomination est maintenue).

    Comme les délais sont serrés à la SAR, il se peut que la personne en cause ait retenu les services d'un conseil et que les documents susmentionnés aient déjà été transmis à la SAR. Quoi qu'il en soit, ces documents devraient être préparés avec le conseil inscrit au dossier. S'il n'y a aucun conseil inscrit au dossier et que la personne en cause a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique, vous devriez retenir les services d'un conseil et dire à ce dernier de s'occuper de l'appel le plus tôt possible.

Si vous n’étiez pas le RD de la personne désignée devant la SPR, avant de rencontrer la personne en cause :

  • Veillez à être nommé comme RD le plus tôt possible dans le cadre de la procédure; vous recevrez une lettre de la CISR confirmant votre désignation. Si vous utilisez une adresse privée au lieu d'une adresse professionnelle, veillez à en informer la CISR et à fournir votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse électronique professionnelle et, le cas échéant, votre numéro de télécopieur.

    Lorsqu'une autre personne a agi à titre de RD à la SPR, vous devriez, dans la mesure du possible et avec la permission de la personne en cause, communiquer avec ce RD pour assurer le partage de renseignements pertinents pour les deux procédures.

    Comme les délais sont serrés à la SAR, il se peut que la personne en cause ait retenu les services d'un conseil et que les documents susmentionnés aient déjà été transmis à la SAR. Quoi qu'il en soit, ces documents devraient être préparés avec le conseil inscrit au dossier. S'il n'y a aucun conseil inscrit au dossier et que la personne a les moyens de retenir les services d'un conseil ou qu'elle est admissible à l'aide juridique, vous devriez retenir les services d'un conseil et dire à ce dernier de s'occuper de l'appel le plus tôt possible.


Déterminez :

  • s'il y a une affaire en instance dans d'autres sections de la CISR ou des processus d'immigration en cours à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ou à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
  • où se trouve la personne en cause (en détention ou mise en liberté, dans la collectivité, sous la garde d'une organisation comme un logement communautaire, un centre de réadaptation ou un établissement de santé).

Lorsque vous rencontrez la personne en cause :

La personne en cause peut être en détention dans un Centre de surveillance de l'immigration (CSI) de l'ASFC ou un établissement correctionnel, ou elle peut se trouver dans un établissement de soins de santé. Le cas échéant, communiquez avec le Greffe si vous n'êtes pas certain de la façon de joindre et de rencontrer la personne en cause. Il est aussi recommandé de communiquer avec le CSI, l'établissement correctionnel ou l'établissement de soins de santé avant la visite prévue de façon à respecter les heures de visite et à pouvoir rencontrer la personne.

  • Expliquez-lui :
    • votre rôle et vos responsabilités en tant que RD;

    • que vous êtes de son côté, que vous agirez dans son intérêt supérieur et que vous présenterez le meilleur dossier possible à la SAR;

      Établissez avec elle un plan sur la façon dont vous allez travailler afin d'obtenir ce qui est le mieux pour elle.

    • que, en tant que RD lié par contrat à la CISR, vous êtes tenu de respecter le Code de conduite pour les représentants désignés, qui comprend notamment une exigence de maintenir la confidentialité du processus;
    • quelles sont les possibilités et quel est le processus de la SAR;
    • que vous prendrez d'autres décisions concernant son affaire ou que vous l'aiderez à prendre ces décisions;
    • que vous l'informerez des diverses étapes et procédures dans le traitement de son dossier;
    • que vous l'aiderez à recueillir des éléments de preuve à l'appui de son affaire et à présenter son témoignage, et que vous témoignerez à son audience, au besoin;
    • les procédures et le processus d'audience, et que, pendant l'audience, vous devrez aviser le commissaire des diverses interactions que vous aurez eues avec elle et de votre évaluation de sa capacité à comprendre la nature de la procédure.
  • Dans le cas d'un mineur non accompagné, assurez-vous :
    • que des liens avec le ministère provincial sont en place (la CISR est chargée d'informer les autorités provinciales) et que vous avez les coordonnées du travailleur de soutien provincial;
    • de pouvoir, s'il y a lieu (et avec le consentement du mineur), communiquer avec les parents, les tuteurs ou les membres de la famille du mineur afin de recueillir des renseignements et de vérifier si quelqu'un s'occupe adéquatement du mineur et si la situation de prise en charge est appropriée. C'est particulièrement important si le mineur n'est pas pris en charge par les parents.
  • Si le mineur est accompagné d'un parent ou d'un tuteur, veillez à gagner la confiance du parent ou du tuteur afin de pouvoir communiquer efficacement avec le mineur concerné en lui expliquant votre rôle (afin de dissiper tout doute que vous agissiez contre le parent ou le tuteur). Dans certaines situations, il peut aussi y avoir un conflit d'intérêts entre un mineur et le parent ou le tuteur (par exemple, les cas touchant l'identité sexuelle et l'identité et l'expression de genre), et vous devez aussi être en mesure de parler librement et seul à seul avec le mineur.
  • Prévoyez quand et comment vous communiquerez avec la personne en cause et la verrez la fois suivante.

  • Mettez en garde la personne en cause contre le manque de confidentialité lié à l'utilisation des médias sociaux, et soulignez l'importance d'en être conscient au moment d'utiliser des plateformes de médias sociaux.

    Cela est particulièrement important parce que les procédures touchant un demandeur d'asile ou un appelant sont généralement tenues à huis clos.

  • Évaluez si la personne en cause pourrait être admissible à des soins de santé dans le cadre du programme de soins de santé intérimaire. Le cas échéant, aidez la personne en cause à prendre les dispositions nécessaires pour le programme de soins de santé intérimaire si elle en a besoin.

En consultation avec le conseil :

  • Examinez avec la personne en cause :
    • ce qu'elle désire faire.
    • quel(s) élément(s) de la décision de la SPR elle souhaite porter en appel.
    • la procédure et la stratégie appropriées pour l'appel lié au statut de réfugié.
    • s'il existe des renseignements dont ne disposait pas le commissaire de la SPR lorsqu'il a rendu sa décision.

      • Soyez prudent lorsqu'il s'agit de décider de recueillir des renseignements, car les délais sont serrés à la SAR et le temps pourrait vous manquer pour obtenir un complément d'information, De plus, la collecte d'information pourrait exposer la personne en cause à des risques, par exemple en communiquant avec des fonctionnaires de son pays d'origine lorsque l'État est l'agent présumé de persécution, même si la procédure de la SAR est tenue à huis clos.

    • les documents qu'elle aimerait communiquer à l'appui de son appel. Parlez à la personne en cause des cartables nationaux de documentation (CND) de la CISR, qui contiennent des renseignements sur les conditions dans chaque pays. Le commissaire tiendra compte des rapports contenus dans le CND sur le pays de la personne en cause. Un CND peut avoir été mis à jour depuis l'audience de la SPR et contenir des renseignements pertinents.
    • la preuve orale (témoignage) qu'elle a présentée à l'audience de la SPR, si cette preuve est pertinente pour l'appel.
    • tous les documents préparés par le conseil à l'appui de l'appel.
    • sa famille ou son réseau de soutien, s'il y a lieu.
  • Assurez-vous que tous les documents sont produits dans les délais prescrits par les Règles de la Section d’appel des réfugiés :
    • si la personne en cause désire en appeler de la décision de la SPR :
      • vous-même ou le conseil remplissez un formulaire d'avis d'appel et donnez les renseignements sur le RD demandés à la page 2.
      • vous-même ou le conseil transmettez l'avis d'appel à la SAR dans les 15 jours suivant la date à laquelle vous avez obtenu par écrit les motifs de la décision de la SPR.
      • après avoir transmis l'avis d'appel à la SAR, veillez à mettre l'appel en état. Cela signifie que dans les 30 jours suivant la date à laquelle vous avez obtenu par écrit les motifs de la décision de la SPR, vous‑même ou le conseil transmettez le dossier de l'appelant à la SAR. (À compter du 28 septembre 2020, ce délai a été prolongé à 45 jours; voir Avis de pratique sur la prorogation du délai pour la mise en état d'un appel.)
      • collaborez avec le conseil pour préparer le dossier de l'appelant s'il n'est pas déjà complet.
    • si la personne en cause souhaite répondre à l'appel du ministre :
      • vous-même ou le conseil remplissez un avis d'intention de répondre et fournissez les renseignements requis sur le RD.
      • vous-même ou le conseil transmettez l'avis d'intention de répondre et le dossier de l'intimé au ministre, puis à la SAR au plus tard 15 jours après avoir reçu un document du ministre à l'appui de son appel.

Évaluez :

  • la capacité de la personne de comprendre la nature de la procédure, y compris sa capacité de donner des instructions au conseil;

    Dans le cas des personnes qui ne sont pas en mesure de comprendre la nature de la procédure, fixez, dans la mesure du possible, des rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres pour veiller à ce que les rapports d'experts médicaux soient obtenus à temps, pour que le président de l'audience puisse les examiner afin d'éviter un retard dans l'examen de l'appel ou le report de toute audience; accompagnez-les à ces rendez-vous, si possible; tenez la SAR informée des empêchements, comme les rendez‑vous manqués et les rapports médicaux en retard.

    Les honoraires afférents aux rendez-vous avec des psychologues ou des psychiatres sont aux frais des personnes en cause. S'il est impossible d'obtenir de tels rapports d'experts, vous pouvez trouver quelqu'un qui serait en mesure de parler de la capacité de la personne en cause dans une lettre ou un affidavit.

  • en consultation avec le conseil, s'il est opportun de présenter une demande à la SAR concernant les Directives numéro 8 du président : Procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR, qui prévoient des mesures d'adaptation d'ordre procédural pour les personnes qui sont désignées comme étant vulnérables par la CISR. Dans tous les cas mettant en cause des mineurs, la SAR prendra en compte et appliquera les Directives numéro 3 du président : Les enfants qui revendiquent le statut de réfugié : questions relatives à la preuve et à la procédure.

Si la SAR décide que l’appel sera instruit :

  • Déterminez quelle langue parle la personne en cause.
  • Examinez avec la personne en cause et le conseil :
    • les documents au dossier (avis d'appel ou avis d'intention de répondre, dossier de l'appelant, dossier de la SPR, documents d'intervention du ministre, etc.);
    • les éléments de preuve que la personne en cause présentera. Assurez-vous que la personne en cause est prête pour le processus d'audience et (si elle est en mesure de témoigner) le témoignage qu'elle doit fournir. S'il a été décidé qu'elle ne devrait pas témoigner, soyez prêt à témoigner en son nom;
    • tous les documents préparés par le conseil à l'appui de la demande d'asile et de l'appel;
    • la famille ou le réseau de soutien de la personne en cause, s'il y a lieu.

    Faites preuve de prudence au moment de recueillir des renseignements qui pourraient faire en sorte que la personne visée soit exposée à des risques, par exemple lorsque vous communiquez avec des fonctionnaires du pays d'origine de la personne, sauf dans des cas exceptionnels, car les procédures de la SAR se tiennent à huis clos.

  • Assurez-vous que la personne en cause sera en mesure d'arriver à l'heure à l'audience.


Pendant la conférence préparatoire, s’il y a lieu, et pendant l’audience :

  • Assistez à la procédure. Si les services d'un conseil ont été retenus, c'est à lui qu'il incombe principalement de présenter le dossier et d'interagir avec le président de l'audience. Le RD ne devrait cependant pas hésiter à demander poliment d'intervenir s'il y a lieu, ou à demander une pause si nécessaire pour consulter la personne en cause et le conseil.
  • Si le commissaire le demande, donnez votre opinion sur la question de savoir si la personne en cause a toujours besoin d'un RD, et expliquez sur quoi se fonde cette opinion :
    • donnez des exemples précis du comportement de la personne en cause, et parlez de ses médicaments, de son diagnostic et de ses interactions, le cas échéant;
    • expliquez comment le contact a été établi (en personne, par téléphone, par vidéoconférence), s'il s'agissait d'une rencontre distincte antérieure à l'audience ou juste avant le début de l'audience, et précisez la durée de la rencontre;
    • dites ce que vous savez de la personne en cause quant à ses besoins, ses limites, son état de santé mentale et ses problèmes de santé;
    • expliquez la façon dont la personne en cause a interagi avec vous et d'autres personnes;
    • précisez si la personne en cause peut s'orienter dans le temps et dans l'espace.
  • Rassurez et calmez la personne en cause au besoin.
  • Expliquez la procédure à la personne en cause en fonction de sa capacité à comprendre.
  • Connaissez les limites de la personne en cause, son état de santé mentale et ses problèmes de santé et soyez préparé à en parler au commissaire. Pour soutenir la personne en cause pendant l'audience, soyez prêt à demander des pauses et à offrir du soutien pendant ces pauses.
  • Consultez le conseil et donnez-lui des instructions.
  • Parlez au nom de la personne en cause et prenez des décisions en son nom, au besoin.


Après la réception de la décision de la SAR par la personne en cause :

  • Veillez à ce que l'on explique de façon claire et précise à la personne en cause la décision et les motifs. C'est généralement le conseil qui s'en charge.
  • Si la SAR confirme (approuve) une décision favorable de la SPR, veillez :
    • à ce que le processus de demande de statut de résident permanent soit expliqué à la personne en cause;
    • dans le cas d'un mineur qui le demande, à ce que le processus de réunion avec des membres de sa famille (parents, frères et sœurs, etc.) lui soit expliqué;
    • à ce que la personne en cause soit dirigée vers des services d'établissement appropriés.
  • Si la SAR confirme (approuve) une décision défavorable de la SPR, veillez :
  • Si la SAR casse (désapprouve) la décision de la SPR et y substitue une autre décision :
    • si la personne en cause se voit accorder l'asile, veillez :
      • à ce que le processus de demande de statut de résident permanent lui soit expliqué;
      • dans le cas d'un mineur qui le demande, à ce que le processus de réunion avec des membres de sa famille (parents, frères et sœurs, etc.) lui soit expliqué;
      • à ce que la personne soit dirigée vers des services d'établissement appropriés.
    • si la personne en cause se voit refuser l'asile, veillez :
      • à ce que le processus de recours (au moyen d'un contrôle judiciaire par la Cour fédérale du Canada) et les autres processus juridiques mis à la disposition de la personne, notamment pour présenter une demande pour des motifs d'ordre humanitaire, soient expliqués à la personne en cause;
      • si possible, à ce que des dispositions appropriées soient prises pour l'accueil de la personne renvoyée dans son pays d'origine.
    • si la SAR renvoie l'affaire à la SPR, veillez :
      • à ce que l'on explique de façon claire et précise à la personne en cause la décision et les motifs;
      • à ce que la SPR confirme que votre nomination à titre de RD est maintenue en communiquant avec le Greffe.




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