Politique no 2003-06
Date d'entrée en vigueur : 1er juillet 2000
Version révisée : 10 septembre 2003
POLITIQUE SUR LE PRONONCÉ DE VIVE VOIX DES DÉCISIONS ET DES MOTIFS
1. Objet
La présente politique réaffirme que le prononcé de vive voix des décisions et des motifs à la fin d'une audience est la norme pour les décisions rendues par la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (CISR). Elle expose également les principes fondamentaux appuyant le prononcé de vive voix des décisions.
2. Champ d'application
La présente politique remplace la Politique sur le prononcé de vive voix des décisions et des motifs (no 2000-01) qui est entrée en vigueur le 1er juillet 2000. Elle est publiée à nouveau avec les modifications corrélatives nécessaires par suite de l'entrée en vigueur de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) et des règles de la Commission. Elle s'inspire des politiques et des pratiques en cours dans chaque section et remplace tout document ou partie de document ou de déclaration diffusés antérieurement par la CISR et non conformes à la présente politique ou à ses documents à l'appui. Une annexe établissant le caractère définitif des décisions et d'autres méthodes pour atteindre les objectifs de la politique a été supprimée. Le caractère définitif des décisions est maintenant couvert dans les règles de la Commission, et chaque section continuera la mise en œuvre de mesures qui lui sont propres et qui permettront d'atteindre les objectifs de la politique.
3. Contexte
Les tribunaux administratifs ont la souplesse voulue pour permettre l'accès en temps opportun et sans formalisme à un processus décisionnel équitable. La CISR vise à rendre ses décisions simplement, rapidement et équitablement. Le prononcé de vive voix des décisions et des motifs à la fin d'une audience contribue à l'atteinte des objectifs de qualité et de célérité du processus décisionnel et accroît la souplesse et l'accessibilité de l'administration de la justice.
La Section de l'immigration rend déjà ses décisions de vive voix dans pratiquement tous les cas. Tant à la Section de l'immigration qu'à la Section d'appel de l'immigration (SAI) et la Section de la protection des réfugiés (SPR), l'objectif est d'établir comme norme le prononcé de vive voix des décisions à la CISR.
Dans certaines situations, il pourrait ne pas convenir de rendre une décision de vive voix. Le cas échéant, les décisions écrites mises en délibéré et les motifs à l'appui doivent être donnés dans les délais établis. Il peut s'agir de cas qui comportent des faits ou des éléments de preuve particulièrement complexes ou encore des questions de droit complexes ou nouvelles. La décision de prononcer ou non une décision de vive voix peut également dépendre de la durée de l'audience, de questions de sécurité et de l'incidence de la décision sur le bien-être des personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR.
3.1. Qualité du processus décisionnel
La CISR accorde une importance primordiale à la qualité de ses décisions, qu'elles soient rendues de vive voix ou par écrit.
À cet égard, une application judicieuse des principes de droit, une bonne compréhension des faits et arguments pertinents et une analyse claire sont les éléments clés de la qualité, que les décisions et motifs soient donnés de vive voix ou par écrit. Ces éléments contribuent à motiver les décisions d'une manière intelligible et concise. Les décisions et les motifs donnés de vive voix peuvent très bien satisfaire à ces critères, bien qu'il faille s'attendre à ce qu'ils ne soient pas aussi fignolés dans leur présentation et leur formulation que les motifs qui sont rédigés après l'audition et la mise en délibéré de l'affaire.
La CISR est d'avis que le prononcé de vive voix des décisions permet d'améliorer la qualité et la célérité du processus décisionnel de plusieurs façons.
Premièrement, la rapidité avec laquelle les décisions sont rendues est l'une des mesures de la qualité du processus décisionnel, quel qu'il soit. Les parties sont en attente de la décision, et la communication directe et immédiate de la décision réduit l'incertitude pour l'intéressé, peu importe le résultat final. La célérité avec laquelle tous les tribunaux fonctionnent fait l'objet d'un examen minutieux; il en est ainsi tout particulièrement pour les tribunaux administratifs qui ont été créés, en partie, pour rendre des décisions avec moins de formalisme et plus de souplesse et de rapidité qu'on s'attendrait de la part des tribunaux judiciaires.
Deuxièmement, la qualité du processus décisionnel est renforcée lorsque les décideurs rendent leurs décisions et donnent leurs motifs peu après avoir examiné la preuve et entendu les témoignages. Il convient tout particulièrement pour un tribunal de prononcer de vive voix ses décisions et les motifs à l'appui lorsqu'il tient un grand nombre d'audiences relativement courtes, comme le font les trois sections de la CISR.
Troisièmement, si la préparation des cas constitue certes un élément essentiel du travail des décideurs, le prononcé de vive voix des décisions doit occuper une plus grande place et faire partie d'un mode modifié de préparation des cas. En effet, lors de la préparation des cas, il est nécessaire de cerner les principales questions à examiner par un examen minutieux du dossier avant l'audience. Ainsi, les décideurs peuvent mieux circonscrire les audiences, ce qui améliore la qualité générale du processus décisionnel. Cette façon de faire peut entraîner une réduction des délais de traitement et aider les décideurs à gérer leur charge de travail.
3.2. Fondement législatif
L'alinéa 169b) de la LIPR précise que toutes les décisions sont motivées. L'alinéa 169c) de la LIPR confère expressément l'autorité quant aux décisions et aux motifs rendus de vive voix et il précise que les décisions sont rendues oralement ou par écrit.
Les alinéas 169d) et e) de la LIPR, et des règles de la Commission, énoncent les circonstances dans lesquelles une section motive par écrit sa décision, que la décision ait été rendue de vive voix ou non à la fin de l'audience.
Ces dispositions s'appliquent seulement aux décisions définitives, et non pas aux décisions interlocutoires.
4. Énoncé de politique
Suivant la norme établie, la CISR prononce de vive voix ses décisions avec motifs à l'appui à la fin d'une audience, et ses décisions règlent les questions en litige. Tous les décideurs prononcent de vive voix leurs décisions avec motifs à l'appui dans tous les cas où il convient de le faire.
Tous les décideurs doivent diriger la préparation des cas et la tenue des audiences avec l'objectif de prononcer de vive voix leurs décisions définitives et les motifs à l'appui à la fin de l'audience.
Les participants à une audience doivent s'attendre à ce que les décideurs prononcent de vive voix leurs décisions et les motifs à l'appui à la fin de l'audience.
Lorsque les décisions sont rendues de vive voix, avec motifs à l'appui, il doit être mentionné clairement au dossier que la décision est définitive. Les décideurs peuvent indiquer qu'ils se réservent le droit de modifier la version écrite de leurs motifs afin d'en corriger la grammaire, l'orthographe et la syntaxe, et d'ajouter des renvois à des références juridiques et à des documents sur les pays, s'il y a lieu. Cependant, les décideurs ne devraient pas apporter des modifications de fond à la version écrite de leurs motifs.
Malgré cette norme, les décideurs devraient mettre leurs décisions en délibéré lorsqu'il ne convient pas de rendre une décision de vive voix en raison des circonstances particulières d'un cas. Ils évaluent la situation en déterminant, notamment, s'il existe des questions de preuve ou de droit complexes nécessitant un examen approfondi. En outre, il pourrait ne pas convenir de rendre une décision de vive voix en raison de l'existence de questions de sécurité ou de préoccupations liées au bien‑être d'une personne.
Tous les employés de la CISR appuient activement le prononcé de vive voix des décisions et des motifs par une préparation des cas efficace et opportune, un soutien administratif, un perfectionnement professionnel ainsi que d'autres mesures jugées nécessaires.
De plus, les agents de protection des réfugiés de la SPR appuient le prononcé de vive voix des décisions en accordant l'importance voulue à la préparation accrue des cas exigée par la présente politique. Ils font en sorte que leur contribution avant et pendant l'audience facilite le prononcé des décisions de vive voix, avec motifs à l'appui, à la fin de l'audience.
5. Mise en oeuvre
Le prononcé de vive voix des décisions et des motifs constitue la norme à la CISR. Il incombe à chaque décideur ou tribunal saisi d'un cas donné de décider s'il doit mettre sa décision en délibéré ou la rendre de vive voix à la fin de l'audience.
5.1. Objectifs des sections
Les sections ont la responsabilité de fixer les objectifs de leurs décideurs et d'établir les pratiques et procédures qui permettront de veiller à ce que le prononcé de vive voix des décisions et motifs constitue la norme à la CISR.
Les gestionnaires et les employés jouent également un rôle dans l'atteinte des objectifs organisationnels en appuyant activement le prononcé de vive voix des décisions et en entretenant les conditions qui facilitent ce processus.
5.2. Comités de direction régionaux
Les comités de direction régionaux (CDR) ont un rôle important à jouer en vue d'appuyer le processus lié au prononcé de vive voix des décisions, et ils élaborent des stratégies à cet égard. Parmi ces stratégies figurent, entre autres, l'établissement de normes de service opérationnelles précises ainsi que l'engagement de faire le suivi des réalisations des décideurs et du personnel.
Les CDR appuient les stratégies de chaque section. Ils règlent toutes les questions opérationnelles soulevées dans les régions ou les districts et qui pourraient nuire au succès de la présente initiative.
5.3. Formation, recherche et autre appui
La CISR offre continuellement de la formation et élabore des documents, selon les besoins. Les Comités de direction régionaux sont responsables de cerner les besoins en perfectionnement professionnel au palier local et d'en informer la Direction générale du perfectionnement professionnel
6. Suivi
Les sections, les CDR et la Direction générale des politiques, de la planification et des recherches élaborent des stratégies pour surveiller la mise en oeuvre de la présente politique. Le suivi et l'évaluation continus de la présente politique font partie intégrante de la gestion générale des programmes de la CISR.
7. Dispositions législatives et réglementaires
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, alinéas 169 a), b), c), d) et e).
Règles de la Section de l'immigration, articles 7 et 11.
Règles de la Section de la protection des réfugiés, articles 61 à 67.
Règles de la Section d'appel de l'immigration, articles 53 à 56.
8. Demandes de renseignements
Pour obtenir des renseignements, s'adresser à :
Chef, Section de l'élaboration et de la coordination des politiques
Direction générale des politiques, de la planification et des recherches
Édifice Canada (Place Minto)
344, rue Slater, 14 e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0K1
Télécopieur : (613) 952-9083