Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
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Date d'entrée en vigueur : 29 août 2008

Instructions pour recueillir et communiquer des renseignements pour les procédures de la Section de la protection des réfugiés

Instructions données par le président conformément à l'alinéa 159(1) a) de la
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés

  1. Champ d'application
  2. Définitions
  3. Contexte et aperçu
  4. Principes généraux
  5. Collecte et communication des renseignements

    1. Renseignements ministériels
    2. Renseignements sur les pays d'origine
    3. Renseignements précis
    4. Modifications des modalités suivant l'accord des parties
    5. Vérification judiciaire des documents
  6. Demandes de renseignements
  7. Approbation

A.  Champ d'application

Les présentes instructions du président de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) entrent en vigueur le 29 août 2008.

Elles décrivent comment la Section de la protection des réfugiés (SPR) de la CISR recueillera et communiquera les renseignements nécessaires au déroulement de ses procédures.

Elles remplacent toutes instructions antérieures à ce sujet, et plus particulièrement, (Instructions de la Section du statut de réfugié : 96-01) celles intitulées Instructions concernant l'obtention et la divulgation de renseignements lors de procédures devant la Section du statut de refugié.

B.  Définitions

« Agent(e) de tribunal » — L’agent(e) de tribunal responsable de l’aide aux commissaires dans l’analyse des cas et la détermination de l’information nécessaire pour appuyer les procédures de la SPR.

« Autorité décisionnelle » — Le commissaire assigné ou, si le dossier n’a pas encore été assigné, le commissaire coordonnateur (CC) responsable ou le vice-président adjoint (VPA), selon le cas.

« Formulaire d'obtention de renseignements » (FOR) — Le formulaire utilisé pour consigner et communiquer aux parties les mesures prises par la CISR pour recueillir des renseignements précis.

« Formulaire de demande d'information » (FDI) — Le formulaire utilisé pour demander des renseignements sur les conditions dans un pays d'origine.

« Formulaire de vérification judiciaire » (FVJ) — Le formulaire utilisé pour demander la vérification d'un document par les Services de laboratoires judiciaires de la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

« Parties » — La personne visée par une procédure de la SPR et le ministre de la Sécurité publique, dont le représentant participe à la procédure en question.

« Renseignements sur les pays d'origine » (RPO) — également appelés « renseignements généraux » — Les renseignements fiables, opportuns et accessibles au public dont;

  1. ils n'identifient pas et ne permettraient pas d'identifier le demandeur d'asile ou toute autre personne qui n'est pas une personnalité, même s'ils étaient transmis à un autre ministère fédéral ou à un organisme extérieur;
  2. leur communication au public n'entraînerait pas de risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité du demandeur d'asile ou d'une autre personne.

Les renseignements sur les pays d'origine ou renseignements généraux ne comprennent pas les renseignements sur les demandeurs d'asile recueillis par les agents du ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration (CIC) ou de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et des lois connexes (c.-à-d. renseignements ministériels tels que définis ci-après), ou les renseignements recueillis par la CISR propres à un demandeur d'asile définis ci-dessous.

« Renseignements ministériels » — Les renseignements que recueillent des agents du ministère de CIC ou de l'ASFC au sujet du demandeur d’asile, en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et des lois connexes. Voici des exemples de renseignements ministériels :

  • les copies des pièces d'identité, des titres de voyage et des renseignements sur les voyages du demandeur d'asile, de même que tout autre document pertinent lié au demandeur d'asile;
  • tout formulaire rempli par CIC, l'ASFC ou le demandeur d'asile au point d'entrée ou au bureau au Canada où la demande d'asile a été reçue;
  • les renseignements obtenus de bureaux canadiens des visas à l'étranger au sujet de toute demande de visa canadien présentée par le demandeur d'asile;
  • les résultats des vérifications faites par la GRC sur l'identité et les antécédents criminels, notamment des vérifications judiciaires effectuées dans d'autres pays à l'aide d' Interpol;
  • les renseignements recueillis par CIC et l'ASFC aux fins de l'application de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration ou de la Loi sur l'Agence des services frontaliers du Canada;
  • les renseignements que recueillent CIC et l'ASFC en vue de décider si le ministre devrait participer à une procédure;
  • tout renseignement relatif à la présentation antérieure d'une demande d'asile dans un autre pays.

« Renseignements précis » — Les renseignements propres au demandeur d’asile autres que les renseignements ministériels ou les renseignements généraux.

C.  Contexte et aperçu

Les agents de tribunal sont chargés d'aider les commissaires à recueillir des renseignements. Cependant, la Direction des recherches, qui a été mise sur pied dans le but précis de répondre aux besoins d'information de la SPR, est essentiellement responsable de la collecte de renseignements auprès de sources nationales et internationales.

En général, c'est la CISR qui détermine les besoins d'information, notamment lorsque les renseignements fournis par les parties ne permettent pas de régler certaines questions dont la SPR est saisie. Cependant, les parties peuvent également déterminer des besoins d'information, pourvu qu'elles le fassent de préférence au début de la procédure, et si possible avant le début d'une audience. Lorsqu'elles déterminent des besoins d'information, les parties peuvent signaler les éléments à prendre en considération à propos de la façon de les recueillir, le cas échéant.

Les communications entre les commissaires et les employés de la CISR au sujet de la collecte de renseignements sont régies par les Instructions régissant les communications en l'absence des parties entre les commissaires de la Section de la protection des réfugiés et les agents de protection des réfugiés et entre les commissaires de la Section de la protection des réfugiés et d'autres employés de la Commission1 (entrées en vigueur le 18 juin 2004).

D.  Principes généraux

Les principes qui suivent s'appliquent à toute demande en vue d'obtenir des renseignements autres que les renseignements présentés par les parties :

  1. La responsabilité de présenter des éléments de preuve à l'appui incombe aux parties. Cette responsabilité demeure même si la SPR décide d'obtenir d'autres renseignements que ceux fournis par les parties.
  2. Afin de garantir qu'une demande d'asile est tranchée de façon équitable, le commissaire a besoin de tous les éléments de preuve pertinents, que ces renseignements soient favorables ou préjudiciables à l'une ou l'autre des parties.
  3. La SPR recueille les renseignements au moyen d'un processus transparent et uniforme afin d'assurer l'équité du processus décisionnel.
  4. L'autorité décisionnelle ne demandera et n'utilisera des renseignements précis que si elle procède à un examen des risques et si elle est convaincue que le fait de recueillir ces renseignements ne présente aucun risque sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité du demandeur d'asile ou d'une autre personne.
  5. Des renseignements précis seront demandés et recueillis dans les cas où il est déterminé qu'il est justifié et approprié d'affecter des fonds et des ressources à cette fin. Le CC responsable ou le VPA, selon le cas, prend la décision quant aux questions d'ordre financier, en consultation avec l'autorité décisionnelle. Les fonds et/ou les ressources seront évalués compte tenu du caractère opportun de la demande, du délai et du coût prévus pour obtenir la réponse et de la probabilité d'obtenir des renseignements nouveaux ou concluants.
  6. La SPR demande des renseignements seulement dans les cas où ces derniers sont jugés pertinents relativement à une question déterminante de la demande d'asile. Si la SPR ne reçoit pas la réponse à la demande de renseignements précis dans le délai de réponse prévu, l'autorité décisionnelle évalue de nouveau la valeur des renseignements demandés, et le CC ou le VPA examine de nouveau, en consultation avec l'autorité décisionnelle, les considérations d'ordre financier.

E.  Collecte et communication des renseignements

1.  Renseignements ministériels

1.1  Les agents de CIC et de l'ASFC transmettent régulièrement des renseignements ministériels à la SPR.

1.2  Dans les cas où des renseignements ministériels n'ont pas été transmis à la SPR et que cette dernière juge qu'elle peut en avoir besoin pour trancher la demande d'asile :

  1. un(e) agent(e) de tribunal peut, à l'étape de la catégorisation, demander les renseignements suivant les modalités convenues entre la CISR et CIC ou l'ASFC (p. ex. les renseignements obtenus de bureaux canadiens des visas à l'étranger au sujet de toute demande de visa canadien présentée par le demandeur d'asile);
  2. l'autorité décisionnelle peut ordonner à l'agent(e) de tribunal d'obtenir les renseignements suivant les modalités convenues entre la CISR et CIC ou l'ASFC.

1.3  Lorsque le ministre est partie, son représentant est chargé de remettre une copie de tout document qu'il veut utiliser pendant la procédure au plus tard 20 jours2 avant la tenue de l'audience. Lorsque le ministre n'est pas partie, c'est la SPR qui est responsable de la transmission au demandeur d'asile de tous les documents qu'elle désire utiliser à l'audience au plus tard 20 jours avant la tenue de l'audience ou 5 jours avant la tenue de l'audience s'il s'agit d'un document transmis en réponse à un document reçu de la part du demandeur d'asile.3

2.  Renseignements sur les pays d'origine

2.1   Règles générales. L'agent(e) de tribunal recueille tous renseignements généraux pertinents qui sont accessibles auprès de sources publiques et les transmet au commissaire et aux parties conformément aux Règles de la Section de la protection des réfugiés.

Dans les cas où des renseignements généraux pertinents figurent dans un cartable de RPO publié par la Direction des recherches, l'agent(e) de tribunal transmet la table des matières du cartable en question au demandeur d'asile.

2.2   Autres renseignements sur les pays d'origine pertinents. L'agent(e) de tribunal ou le commissaire assigné peut décider d'obtenir des renseignements généraux autres que ceux fournis par les parties. Le cas échéant, l'agent(e) de tribunal recueille les renseignements sur les pays d'origine pertinents supplémentaires et utilisera un FDI lorsqu'il présente des demandes de renseignements généraux supplémentaires à la Direction des recherches.

L'agent(e)de tribunal et le commissaire assigné doivent se conformer à la Politique sur les cartables de renseignements sur les pays d'origine aux fins des demandes d'asilede la CISR en ce qui concerne la collecte et la communication d'autres renseignements généraux. Comme l'indiquent les principes généraux de cette politique, les renseignements sur les pays d'origine supplémentaires doivent concerner la demande d'asile en question, ne doivent pas comprendre des renseignements déjà contenus dans le cartable de RPO pertinent et ne devraient pas être ajoutés de façon permanente au cartable de RPO existant .

2.3   Clause conditionnelle. En cas de doute quant à savoir s'il s'agit de renseignements sur les pays d'origine ou de renseignements précis, les modalités énoncées à la section 3 ci-dessous s'appliquent.

3.  Renseignements précis

3.1   Demande de renseignements précis. L'agent(e) de tribunal peut se rendre compte de la nécessité d'obtenir un renseignement précis pour régler une question fondamentale du cas, mais c'est le commissaire assigné qui doit prendre la décision de principe afin de l'obtenir. Si le dossier n'a pas été attribué à un commissaire, le CC responsable ou le VPA, selon le cas, prend la décision.

3.2   Formulaire d'obtention de renseignements (FOR). S'il est déterminé qu'un renseignement précis est nécessaire, l'agent(e) de tribunal remplira un FOR.

S'il y a lieu, l'agent(e) de tribunal demandera l'aide de la Direction des recherches pour :

  1. déterminer les sources possibles de renseignements et les méthodes à utiliser pour les recueillir;
  2. évaluer la possibilité d'obtenir les renseignements;
  3. évaluer le coût si celui-ci est supérieur au coût habituel établi par la Direction des recherches;
  4. déterminer le délai requis pour obtenir les renseignements.

L'agent(e) de tribunal s'assure d'intégrer les éléments suivants dans l'ébauche du FOR :

  1. une description des renseignements nécessaires;
  2. l'objet de la recherche, les sources de renseignements et la méthode à utiliser pour les recueillir;
  3. le coût et le temps prévus pour obtenir les renseignements, lorsqu'ils sont connus.

L'agent(e) de tribunal soumet le FOR dûment rempli à l'approbation de l'autorité décisionnelle.

3.3    Facteurs à prendre en considération avant la décision de principe pour recueillir des renseignements. Avant d'autoriser la collecte de renseignements précis, l'autorité décisionnelle doit se demander :

  1. si les renseignements sont nécessaires pour régler une question fondamentale du cas;
  2. si les renseignements seront vraisemblablement obtenus;
  3. si l'obtention des renseignements ne retardera pas indûment la procédure;
  4. si la collecte des renseignements n'entraînera pas de risques sérieux pour la vie, la liberté et la sécurité du demandeur d'asile ou d'une autre personne (c.-à-d. « l'évaluation du risque »);
  5. si la méthode de collecte des renseignements respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3.4   Examen et approbation du FOR par le CC/ VPA. Avant l'approbation d'un FOR, le CC responsable ou le VPA, selon le cas, doit examiner le FOR, en consultation avec l'autorité décisionnelle,  pour déterminer s'il y a lieu d'affecter des fonds et des ressources pour obtenir les renseignements. Lorsqu'un commissaire a été assigné, il consulte le CC responsable ou le VPA à cet égard.

Lorsqu'il est décidé qu'il n'y a pas lieu d'affecter des fonds et des ressources, compte tenu des critères prévus au point D(5) des présentes instructions, le CC ou le VPA responsable, selon le cas, consignera sa décision sur le FOR et le processus de collecte de renseignements précis prend fin. Cependant, l'agent(e) de tribunal doit transmettre sans délai aux parties une copie du FOR dûment rempli.

Lorsqu'il est décidé qu'il y a lieu d'affecter des fonds et des ressources, l'agent(e) de tribunal doit :

  1. transmettre immédiatement aux parties une copie du FOR et les inviter à présenter leurs commentaires à ce sujet. Les parties doivent remettre leurs commentaires au sujet du FOR au greffe de la CISR et en transmettre une copie à toute autre partie dans les dix jours ouvrables suivant la date à laquelle elles reçoivent une copie du FOR;
  2. obtenir sans délai le consentement écrit du demandeur d'asile lorsque la source d'information exige ce consentement pour communiquer les renseignements. À cette fin, il est nécessaire de remplir la partie appropriée du FOR.

3.5   Examen final du FOR à la suite des commentaires et des observations. L'autorité décisionnelle :

  1. prend connaissance des commentaires reçus des parties;
  2. prend connaissance des observations de l'agent(e) de tribunal au sujet des commentaires des parties;
  3. est convaincue que les conditions prévues au paragraphe 3.3 sont respectées, elle autorise le FOR et consigne cette autorisation sur le FOR. Dans les cas où des changements seront faits, l'autorité décisionnelle chargera l'agent(e) de tribunal de réviser le FOR en conséquence.

L'agent(e) de tribunal transmet le FOR à la Direction des recherches pour qu'elle y donne suite (par courriel, à moins qu'il ne puisse le faire autrement dans le Système de gestion des cas intégré) et en transmet une copie aux parties à titre d'information.

Si l'autorité décisionnelle est d'avis que les conditions prévues au paragraphe 3.3 ne sont pas respectées ou qu'elle décide, pour une autre raison, de ne pas recueillir les renseignements, elle consignera cette décision sur le FOR et chargera l'agent de tribunal de transmettre sans délai aux parties une copie du formulaire rempli.

3.6   Entente en matière d'échange de renseignements avec d'autres organisations. Si la CISR a convenu, dans une entente écrite, d'échanger des renseignements, aux fins d'une décision quant à une demande d'asile, avec un ministère ou un organisme fédéral ou provincial, le gouvernement d'un pays étranger ou un organisme international gouvernemental ou non gouvernemental, l'autorité décisionnelle peut supposer, en l'absence de preuve contraire, que :

  1. les renseignements peuvent vraisemblablement être obtenus;
  2. l'obtention de renseignements n'entraînerait pas de risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de toute personne.

3.7   Réception des résultats du FOR. Dès que les renseignements précis sont reçus, l'agent(e) de tribunal en transmet sans délai une copie aux parties et les invite à faire parvenir au greffe de la CISR leurs commentaires écrits sur les renseignements avant l'audience ou au plus tard à la date fixée par l'autorité décisionnelle. Chaque partie transmet aux autres parties une copie de ses commentaires.

Si les renseignements précis reçus peuvent, s'ils sont communiqués aux parties, entraîner des risques sérieux pour la vie, la liberté ou la sécurité de toute personne, l'agent(e) de tribunal transmet ces renseignements au CC ou au VPA, le cas échéant, pour une décision sur leur utilisation, avant qu'ils ne puissent être communiqués aux parties.

3.8   Délai de réponse prévu. Si la réponse à la demande de renseignements précis n'est pas reçue dans le délai prévu, les procédures énoncées aux points 3.3 et 3.4 seront répétées. L'autorité décisionnelle évalue de nouveau la valeur des renseignements demandés, et le CC ou le VPA, en consultation avec l'autorité décisionnelle, examine de nouveau les fonds et les ressources à affecter. L'agent(e) du tribunal  informe les parties ainsi que la Direction des recherches de toute décision de mettre fin à la demande de renseignements précis.

4.  Modifications des modalités suivant l'accord des parties

Les parties peuvent convenir de modifier les modalités prévues à la section 3; cependant, dans tous les cas :

  1. les conditions prévues au paragraphe 3.3 au sujet de la collecte de renseignements précis doivent être respectées;
  2. le commissaire désigné consulte le CC responsable ou le VPA, selon le cas, afin de s'assurer que des fonds et des ressources seront allouées pour donner suite au FOR.

5.  Vérification judiciaire des documents

5.1  Dans les cas où un(e) agent(e) de tribunal recommande qu'un document fasse l'objet d'une vérification judiciaire, il remplit un FVJ et l'achemine à l'autorité décisionnelle pour qu'elle l'approuve.

5.2  Dans les cas où, après avoir consulté le CC responsable ou le VPA, le commissaire assigné est d'avis qu'un document doit faire l'objet d'une vérification judiciaire, il peut charger l'agent(e) de tribunal de transmettre le document aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC pour qu'il soit vérifié. Lorsque le dossier n'a pas encore été attribué à un commissaire, le CC responsable ou le VPA, selon le cas, peut charger l'agent(e) de tribunal de transmettre le document aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC pour qu'il soit vérifié.

5.3  Dans les cas où le document original à faire vérifier se trouve en la possession de la CISR, l'agent(e) de tribunal le transmet aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC. Dans les cas où le document original se trouve en la possession de CIC ou de l'ASFC, l'agent(e) de tribunal demande par écrit à CIC ou à l'ASFC de le transmette aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC. L'agent(e) de tribunal transmet sans délai aux parties une copie de la demande de vérification. Dans les cas où le document original se trouve en la possession du demandeur d'asile, l'agent(e) de tribunal lui demande de le transmettre à la SPR4. Une fois qu'il l'a reçu, l'agent(e) de tribunal le transmet aux Services de laboratoires judiciaires de la GRC.

5.4  L'agent(e) de tribunal transmet sans délai aux parties une copie du rapport reçu des Services de laboratoires judiciaires de la GRC et les invite à faire parvenir au greffe de la CISR leurs commentaires écrits sur le rapport avant l'audience ou au plus tard à la date fixée par l'autorité décisionnelle. Chaque partie transmet aux autres parties une copie de ses commentaires.

F.  Demandes de renseignements

Personne-ressource :

Directeur des politiques et des procédures
Direction générale des opérations
Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
Édifice Canada (Place Minto)
344, rue Slater, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0K1

Télécopieur : 613-952-9083

G.  Approbation

[signé par] Brian Goodman
Président

[le 21 août 2008]

Notes

  1. À compter d'avril 2007, les postes d'agents de protection des réfugiés ont été remplacés par des postes d'agents de service de soutien pour les audiences (appelés agents de tribunal) pour tenir compte des services de soutien intégré pour les audiences requis par tous les tribunaux de la CISR.
  2. Aux termes de la Loi d'interprétation, ce délai est exprimé en jours civils, à moins d'indication contraire.
  3. Section 29 des Règles de la Section de la protection des réfugiés.
  4. Cette exigence est prévue à l'article 36 des Règles de la Section de la protection des réfugiés.


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Date de modification : 2011-11-23
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