Avis de pratique : la Section de la protection des réfugiés favorise la transmission de documents à son intention par l’intermédiaire de Connexion postel de Postes Canada

4 juillet 2017

À compter du 4 juillet 2017, la Section de la protection des réfugiés (SPR) de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) permettra que certains documents lui soient transmis par voie électronique au moyen de Connexion postelMC de Postes Canada.

Ce changement dans la façon de faire est effectué conformément aux Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR), qui permettent la transmission de documents par voie électronique lorsque la Section l’autorise.

Le présent avis de pratique contient des renseignements importants concernant la transmission de ce type de documents à la SPR en format électronique. Veuillez le lire attentivement avant d’utiliser Connexion postel pour transmettre des documents à la SPR.

Quels documents peuvent être transmis à la SPR par l’intermédiaire de Connexion postel?

Seuls les documents suivants peuvent être transmis à la SPR par voie électronique par l’intermédiaire de Connexion postel :

  • formulaire Fondement de la demande d’asile (formulaire FDA) pour les demandes d’asiles présentées à un point d’entrée (paragraphe 7(2) des Règles de la SPR);
  • modifications ou ajouts à tous les formulaires FDA, que la demande d’asile ait été présentée ou non à un point d’entrée (règle 9 des Règles de la SPR);
  • modifications ou ajouts à tous les formulaires de renseignements personnels (FRP) pour les demandes d’asile déférées à la SPR avant le 15 décembre 2012 (connues comme les anciens cas) (paragraphe 9 des Règles de la SPR);
  • Le formulaire intention de poursuivre le traitement pour demandes d’asile faisant partie des anciens cas;
  • éléments de preuve documentaire (paragraphe 34(1) des Règles de la SPR);
  • diverses demandes présentées conformément aux Règles de la SPR (règle 49 des Règles de la SPR);
  • avis de changement d’adresse au moyen du formulaire Avis de communication des coordonnées du client (paragraphe 4(3) des Règles de la SPR).

L’utilisation de Connexion postel est volontaire. Les demandeurs d’asile et les conseils ont toujours la possibilité de transmettre tous les documents à la SPR par un des moyens acceptés et énoncés dans les Règles de la SPR.

Qu’est‑ce qui ne peut pas être fait par l’intermédiaire de Connexion postel?

Connexion postel offre un endroit sécuritaire pour la transmission de documents. La SPR n’utilisera pas Connexion postel pour communiquer avec les conseils ou les demandeurs d’asile, et ceux‑ci doivent communiquer avec le bureau régional approprié pour toutes questions relatives aux audiences. Connexion postel sert seulement à faciliter la transmission de documents qui doivent être présentés à la SPR au titre des Règles de la SPR.

En outre, vous ne pouvez pas utiliser Connexion postel pour présenter des documents au ministre, lorsque les Règles de la SPR l’exigent. Dans ces cas, les documents doivent être fournis au ministre par un des moyens acceptés énoncés dans les Règles de la SPR.

Processus de transmission

Avant que vous transmettiez des documents à la SPR par l’intermédiaire de Connexion postel, vous devez d’abord informer la SPR que vous souhaitez lui transmettre des documents par voie électronique en remplissant le formulaire en ligne. Les conseils qui se présentent régulièrement devant la SPR ne devraient compléter cette étape qu’une seule fois. Lorsque vous avez rempli et transmis le formulaire en ligne, la CISR communiquera avec vous au moyen de l’adresse électronique que vous avez fournie et vous invitera à participer à une conversation sécurisée dans Connexion postel. Si vous n’avez pas de compte Connexion postel, vous devrez en créer un.

Une fois que vous aurez un compte et qu’une conversation sécurisée aura été établie, vous pourrez utiliser Connexion postel pour transmettre des documents à la SPR. Les conseils peuvent utiliser la même conversation pour soumettre les documents reliés aux différents dossiers dont ils ont la responsabilité; des conversations distinctes ne sont pas requises pour chaque demande d’asile.

N’attendez pas jusqu’à la date limite de transmission d’un document pour envoyer le formulaire en ligne. Les divers délais énoncés dans les Règles de la SPR continuent de s’appliquer. Pour cette raison, veuillez présenter votre demande de connexion sécurisée au moyen du formulaire en ligne au plus tard deux jours ouvrables avant la date à laquelle le document que vous souhaitez envoyer par voie électronique doit être produit. Si vous n’êtes pas en mesure de le faire, vous devez transmettre le document par un des moyens acceptés et énoncés dans les Règles de la SPR et non par l’intermédiaire de Connexion postel.

Les Instructions sur la façon de soumettre des documents électroniquement à la SPR via Connexion postel contiennent de plus amples renseignements.

Les règles des Règles de la SPR continuent de s’appliquer

Les exigences énoncées dans les Règles de la SPR continuent de s’appliquer à la transmission des documents par l’intermédiaire de Connexion postel :

  • La déclaration du demandeur d’asile et la déclaration de l’interprète, s’il y a lieu, doivent être signées sur la copie papier originale du formulaire FDA avant que le tout soit numérisé et transmis à la SPR par l’intermédiaire de Connexion postel (règle 6 des Règles de la SPR).
  • Le conseil – ou le demandeur d’asile s’il n’y a pas de conseil – doit conserver la copie papier originale signée du formulaire FDA et la transmettre à la SPR au début de l’audience (exigence semblable à celle énoncée au paragraphe 7(6) des Règles de la SPR concernant les formulaires FDA transmis à la SPR par télécopieur).
  • Les modifications ou ajouts au formulaire FDA ou au FRP peuvent également être transmis à la SPR par voie électronique par l’intermédiaire de Connexion postel. Les exigences énoncées à la règle 9 des Règles de la SPR continuent de s’appliquer aux modifications. Toutefois, vous avez toujours la possibilité de transmettre ces modifications ou ajouts au formulaire FDA par un des moyens acceptés et énoncés dans les Règles de la SPR.
  • Un formulaire FDA transmis à la SPR par l’intermédiaire de Connexion postel doit être accompagné d’une copie des documents d’identité et des titres de voyage du demandeur d’asile ainsi que des autres documents pertinents n’ayant pas été saisis par un agent ou fournis à la SPR par un agent. Une copie de chaque document doit être jointe électroniquement au formulaire FDA. Ces copies doivent être fournies en même temps que le formulaire FDA (paragraphe 7(3) des Règles de la SPR).
  • Les autres documents d’identité et titres de voyage obtenus après que le formulaire FDA ou le FRP ait été présenté doivent tout de même être transmis sans délai. Ces documents peuvent être transmis par l’intermédiaire de Connexion postel (paragraphe 7(4) des Règles de la SPR) ou par un des moyens acceptés et énoncés dans les Règles de la SPR.
  • La copie papier originale de tout document envoyé par voie électronique à la SPR doit être  remise à la SPR au début de l’audience, conformément au paragraphe 42 des règles de la SPR

À quel moment un document transmis par l’intermédiaire de Connexion postel est‑il reçu?

Un document transmis à la SPR par voie électronique est considéré comme ayant été reçu par la SPR à la date et à l’heure d’envoi enregistrés dans Connexion postel.

Type de fichier et conventions d’appellation

Veuillez convertir tous les fichiers en format PDF avant l’envoi.

Veuillez soumettre tous vos documents dans un seul fichier dont la taille est inférieure à un gigaoctet (1 Go), à moins qu’il ne soit pas possible de le faire

Afin de permettre à la CISR de joindre au dossier approprié les documents transmis par l’intermédiaire de Connexion postel, tous les documents doivent être nommés conformément aux conventions de dénomination décrite dans les Instructions sur la façon de soumettre des documents électroniquement à la SPR via Connexion postel.

Comment obtenir de l’aide

Si vous avez des problèmes techniques concernant Connexion postel, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de postel au 1‑877‑376‑1212.

Si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez communiquer avec votre bureau régional.